コロナや災害に強い受発注システム。食品卸売業のDX化で受発注業務の大幅な圧縮を実現

食材を通して地域の食文化の発展を願う業務用総合食品卸売会社の「吉成物産株式会社 」。同社の代表取締役社長である吉成氏に、受発注サービス「クロスオーダー」導入までの経緯と導入後の活用方法についてお伺いしました。

登壇者プロフィール

吉成物産株式会社　代表取締役社長　吉成 輔 様

1979年　福島県生まれ。
大学卒業後、吉成物産株式会社に入社。
物流部門、営業部門を経て2017年に代表取締役に就任。

クロスマート株式会社　九州支社長　吉浦 祐生

立命館大学卒業後、株式会社リクルートライフスタイル入社。約4年間関西にて飲食店向けの販売促進、WEB媒体や業務支援システムを用いた企画提案営業に従事。その後2020年3月にクロスマート入社。2021年9月より福岡へ異動し、九州支社の立ち上げに従事。

コロナや災害のリスクヘッジのため、受発注のDX化を検討。簡単操作と柔軟な発注手段が決め手

受発注サービス導入のきっかけ

クロスマート：
昨今DXの必要性が叫ばれているかと思いますが、その中で受発注サービスから着手しようと思ったきっかけは何かございましたでしょうか。

吉成氏：
受発注サービスを導入しようと思ったきっかけですが、一番ポイントになった部分としては、すでに2年以上経っていますが、新型コロナウイルスの影響により外食産業がだいぶ落ち込んだことです。いずれコロナが収束し外食産業が盛り上がるまでに、受注業務を集約したり、省人化したりする準備期間として、ここを使わない手はないかなというところで着手しました。

クロスマート：
苦しい時期だからこそ、今できることをやっていこうということで、発想の転換をされたんですね。

吉成氏：
あともうひとつは関東でも影響はあったかと思いますが、福島県は地震が多くて、有事に備えることがきっかけでもあります。クロスオーダーを導入しておけば、FAXとかそういったものが壊れてしまっても、データとして受注できます。仮にうちの事務員さんたちが出社できなくても、自宅からリモートで、受注処理できるので、働く場所を選ばないわけです。このような段階にもっていくためにも、web受注は、導入する意味があると感じており、リスクヘッジということですね。そこが重要なポイントになりました。

クロスマート：
確かにそうですね、改めてずっと必要と言われていたものの、実際になくてはならないと思うきっかけになったんですね。

吉成氏：
もともと業務用食品卸業はすごくアナログな業界で、未だに電話やFAXの他にも、お客さんに決まった時間に電話し、注文を取ることもある業界なんですよ。
さきほどのリスクヘッジとかコロナというきっかけもありましたが、今までこういう煩雑な業務を少しでも軽くしたい、圧縮したいというのがあり、これら三つが一番導入しようと思ったきっかけですね。

クロスオーダー：
なるほど、ありがとうございます。ちなみにクロスオーダーをご検討される前は、FAXとか電話、決まった時間にお電話で注文を伺うというその3パターンがメインの受注方法だったんでしょうか。

吉成氏：
はい。主にFAX、電話、こちらからの注文取りですね。あとは既にWeb受注として活用しているシステム、Web-EDIを利用されているお客さんもいたので、受注ツールとしては色々手段があった状態です。

クロスマート：
できるだけスムーズに、スマートにしていくところもひとつの目的ではあったんですね。大きなタイミングでしたね。私たちも卸売会社さんにご案内をしていて、コロナでかなり厳しい時期ではあるんですが、このタイミングだからこそとおっしゃる企業さんは本当に増えたと感じています。

受発注サービスの探し方

クロスマート：
弊社以外の受発注サービスは色々あると思うんですが、どうやって受発注サービスを探されましたか。

吉成氏：
事務部門で、ネットの検索で探しました。既に導入しているシステムはあったものの、お客さんにとっての負担はかなり大きかったです。ある程度規模の大きいところ、法人格、フランチャイズ化されたところに対しては浸透しておりましたが、いわゆるー般顧客、個人店に対しては、なにか良い方法はないかと模索していたところでした。
そうした時にクロスマートのLINE受発注システム「クロスオーダー 」を知りました。そして、LINEのわからない高齢のお客様に対して、FAXで注文できることにも惹かれました。従来のFAXでも、LINEでも受注できるという、二段構えなサービスがうちの得意先とマッチしており、クロスオーダー は良いと感じました。

クロスマート：
ネット検索経由でのお問い合わせが多く、特にLINEはポイントとなるようです。また、FAX-OCRも人気があり、お客様の発注方法を変えなくても、受注をデータ化できるところに、非常に魅力を感じていただいております。最近は紹介やウェビナーを通じて、お問い合わせをいただく機会も多いです。

他受注サービスとの比較

クロスマート：
他の受発注サービスとは比較されましたか。

吉成氏：
はい、比較しました。
どうしてもWeb-EDIですと量販店が主体であり、なかなか他サービスだと現実味がないんです。ミドルクラスから小規模な得意先の受発注サービスは、すでに導入していたからです。

そんな中で、他社サービスの中にも敷居の低いプランはありました。しかし、一般外食とか中規模クラス以下の得意先で、登録商品が50アイテム以下の得意先となると、導入する手軽さと操作性の良さにおいては、クロスオーダーは魅力的なサービスでした。得意先の使い分けにはなりますが、大規模なお客さん、フランチャイズ系はすでに導入しているサービスを、一般外食の方にクロスオーダーをうまく使い分ければ、ふたつのシステムのいいとこ取りができると考えました。

クロスオーダーを選択した理由

クロスマート：
改めて受注サービスをクロスオーダーに決定した理由についてお伺いできればと思います。

吉成氏：
個人的には、デモ画面を触ってみてクリック（タップ）数が少なくレスポンスが良い、そのためストレスなく発注できるという印象でした。お客さん側の立場でかなり重要なことだと思うんです。打ち込んでいるのにレスポンスが悪ければ、イライラして使いたくなくなってしまいますよね。その点、画面レイアウトが非常にシンプルで優秀だったのが決め手のひとつですね。

あとはLINEで発注したい、従来通りにFAXで発注したい、自分の携帯電話は使いたくないといったさまざまなお客さんのケースがあり、クロスオーダーはそういったお客さんのニーズに答えてくれます。クロスオーダーの受注データは一本ですが、依頼する側には、LINE、FAX、パソコンという様々な選択肢があります。こういうところを逃さない、漏れなくフォローされているところは魅力的でした。また、お客さん側のコスト負担もありません。さらに、勉強会等もまめに開催され、サポートは手厚く、様々な要素が重なり、クロスオーダーに決めました。

発注のしやすさから続々と導入へ。CSVデータで既存システムとスムーズに連携

お得意先様へのご案内方法

クロスマート：
お得意先様へのご案内方法について教えてください。クロスオーダーを導入してから、お得意先様に使ってもらうために、どのような方法でご案内しているのでしょうか。

吉成氏：
案内方法に関しては、クロスマート側で作成いただいたQRコード付きのチラシで、担当営業者が得意先へ提案させていただいております。闇雲にご案内するのではなく、得意先リストを作成します。例えば朝早くFAXが流れてくる、いつも留守電になるなどのお客さんを中心に得意先をリストアップし、営業をかけていきます。一回目のアプローチで感触が得られない場合は、再度アプローチする形をとります。また、請求書にチラシを挿入し、反響営業もします。

お得意先様に案内したときの反応

クロスマート：
実際に営業さんがご案内されるとのことですが、お得意先様にご案内した時はどのような反応が多かったでしょうか。

吉成氏：
わたしが担当しているお客さんに対して、クロスオーダーを紹介したところ、拍子抜けするぐらいスムーズに快く導入してくれました。他の営業に話を聞きますと、ある程度若い発注担当者、店長であればLINEの導入に関しては積極的なようです。ただ、団塊の世代の方がオーナーとなるとなかなか導入は厳しいです。そこは無理をせずに、FAXの発注もできるという流れで、クロスオーダーをご案内しております。最初の一回をLINEで発注できればそこに利便性を感じ、次からはその方法で発注いただけると思います。最初の一回で発注にいたるかいたらないかがポイントになります。

既存の基幹システムとの連携

クロスマート：
クロスオーダーの受注データと既存の基幹システムや販売管理システムとの連携はいかがでしたでしょうか。大変だったところ、スムーズだったところがあればぜひ教えていただきたいです。

吉成氏：
基幹システムとの連携に関してですが、データはCSVファイル形式でやり取りできるので、お客さんの使用している商品情報をクロスオーダーへ問題なくアップロードやダウンロードできました。すでに導入していたシステムは、お客さんが始める際にレクチャーを受けなくてはならなかったり、やり方も分かりにくかったりするところがありました。ところがクロスオーダーは、受注に対して迷うことがなく、難しい作業という感じもなく、操作がシンプルなので事務員は何も抵抗なく対応できましたね。

クロスマート：
お得意先様の商品の入れ替え、新規登録はどれぐらいの頻度で行っていらっしゃいますか。

吉成氏：
登録はその都度ですね。例えばキロ単位の部分が、うまく反映できないことがありました。このように登録してから、ざっと1〜2週間流して使ってみると、営業の部分で問題が出てくるところもあります。こういった修正をしながら、クロスオーダーを入れる際に、あえて削る商品もあります。
事前にお客さんや営業の方から連絡をもらい、得意先の納品履歴や使用頻度に合わせ、発注のためのお客さん用のプラットフォームを作っておく形ですね。

クロスオーダーはDX化の第一歩。ペーパーレス化と受発注業務の大幅な圧縮

社内でクロスオーダーを浸透させるために

クロスマート：
クロスオーダーを浸透させるために何か御社内で工夫されたこととか、今実施されていることはございますか。

吉成氏：
営業会議ではクロスオーダーの話題を取り扱っていますね。これまで、事務員が入力を間違えた、数が間違っていた、ここのお客さんは癖があって大変だというような意見が営業から上がっていました。その課題に対し、クロスオーダーを使ってきっちりと解決しなさいと促しておりました。
他にも自分たちでシステムを勉強し使いこなし、メリットを感じてほしいと言いましたね。どうしてもITに遅れている業界なので、DXの波に乗り遅れると、問屋として時代に取り残され廃れていくかもしれないという恐怖心を煽るようにもしています。そうでなければ、お客さんだけが進化して、我々が付いていけない状況になる可能性もあります。

世の中はコロナ禍で随分と変わったので、Web受注の流れに乗れるように、またしっかり勉強し、この変化に乗り遅れることのないように付いていってほしいです。どんどん効率化、省人化、省力化していくように営業会議では強調しています。

クロスマート：
確かに危機感もそうですし、営業さんがメリットを感じないと、なかなかご案内もしづらいですよね。今では皆さんがそのメリットに納得いただいていますか。

吉成氏：
そうですね。従来のようにFAXや電話による注文であれば、FAXの字が読めないとか、電話で聞き取れないといった問題がありました。それがデータで受け取れ、しかも簡単なワンクリック操作なので、打ち間違いはないですね。始めた当初はちょっとしたミスもありましたが、改善していきました。このあたりはとてもメリットだと思います。

クロスオーダー導入後の効果

クロスマート：
実際にクロスオーダーを導入して、実感された効果などがあれば教えていただきたいです。

吉成氏：
ペーパーレスになったことが一番分かりやすい効果として感じています。
また、実際にクロスオーダーで受注してから、入力する人の負担が軽減されたという現場の声は聞いてますね。仕入れ価格がだいぶ上昇しており、弊社の常時置いてる6000アイテムが半分ぐらい値上げになっています。その値上げの案内作業が結構負担になっています。少しでも入力作業がクロスオーダーを通じて圧縮されると、お客さんへの案内作業に取り掛かる時間が作れるので、もし導入してなかったら大変なことになっていたと感じています。

そして、これから初めて取引するお客さんに対しては、最初からクロスオーダーを紹介するようにしております。そうすると、新規のお客さんが増えたとしても、発注が何件増えようが作業ボリューム自体は増えることなく、ワンクリックで終わりますからね。

今後使いたい機能

クロスマート：
現在は受発注の機能をメインで使ってくださっているかと思うんですけれども、例えば今後使っていきたい機能だったりですとか、デジタル化できたら嬉しいといったご要望などはございますか。

吉成氏：
導入件数を増やすというのは大前提ですが、今後使っていきたい機能は、キャンペーンや販促プロモーションですね。コロナが今後どのようになるかわからないですが、得意先訪問を積極的にできる状況ではありません。Web媒体を使ってたくさんのお客さんに販促をかけることが可能というのは今までやったことがないので、どれくらい効果が出るか分からないですが、ぜひ使っていきたい機能ですね。

クロスマート：
ありがとうございます。
今後も連携しながら進めていければと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。