発注時間を80％大幅削減！ブラックボックスから「献立通りの発注」&「原価管理の安定」を実現 

日本医療食研究所様は、病院や老人ホームなどの厨房を借りて給食委託業務を展開されています。
今回は、施設の発注業務の効率化と本部主導のデータ管理を実現するため「クロスオーダー給食」を導入いただいた背景や、実際の導入効果についてお話を伺いました 。

FAX発注の限界。「現場のブラックボックス」が原価管理を阻んでいた

クロスオーダー給食の導入前、施設や本部ではどのような課題を感じていましたか？

一言で言えば「アナログ運用の限界」でした。
施設では、本部から届く紙の献立表を見ながら、施設ごとの発注担当者が手書きで業者ごとへの発注書を作成し、1枚ずつFAXを送る……という作業が当たり前になっていました。これには膨大な時間がかかりますし、転記ミスや数量の間違いといった人的エラーも防げない状況でした。

また、施設と業者が本部を介さずに直接やり取りをしてしまうため、食材が欠品した際には本部の意図しない形で代替品へ変更され、そのまま調理が進んでしまうといった「ブラックボックス化」が発生していました。

献立担当が緻密に計算した食材と、実際に納品される食材にズレが生じることで、原価管理がどうしても不安定になっていました。

数あるシステムの中で、なぜクロスオーダーを選ばれたのですか？

「データアップロード後の最終調整機能」があったからです。
他社システムでは、本部がデータを上げた瞬間に「即発注」となるものが多かったのですが、給食現場では当日の在庫を見て数量を微調整する工程が欠かせません。「本部の統制」を効かせつつ「施設側の裁量」も残せる。このバランスが、弊社の実情に一番フィットしていました。

導入後の現在の発注の流れや、本部と施設の作業分担について教えてください。

現在の作業分担は、本部と施設で明確に役割を分けています。
まず本部側が、献立作成や仕入れ先の設定を行い、日々の発注データ（CSV）を出力してクロスオーダーへアップロードする「ベース作り」を担っています 。
そして施設は、本部がアップロードしたそのデータをシステム画面上で確認し、実際の在庫状況や当日の状況に合わせて最終的な数量編集・調整を行い、発注を確定させるという流れです 

「まずは1施設」から。属人化したルールを可視化し、組織の資産へ

 新しいシステムの導入には、現場からの抵抗も予想されたかと思います。どのように進められたのでしょうか。

正直、PC操作に不慣れなスタッフもいたので、最初はネガティブな反応もありました。
そこで、まずは1施設でテスト導入を行い、そこで劇的な効率化の成功事例を作りました。その実績を「武器」にして、他の施設へも一気に展開していきました。
実際に触ってみると「意外と簡単だ」と、1〜2ヶ月でスムーズに定着しましたね。

導入にあたって、本部側で特に苦労された点はありますか？

施設ごとに存在する「ハウスルール」の棚卸しです。
「この施設では、この入居者様のためにこの食材を選ぶ」「この施設では、この食材はこの業者に注文する」といった属人的なルールをすべてヒアリングし、システムに落とし込む作業には多大な労力を注ぎました。

大変な作業ですよね・・その苦労を経て、何か変化はありましたか？

実は、これが「思わぬ副産物」になったんです。
それまで施設側の頭の中にしかなかった情報がすべて可視化され、本部で一括管理できるようになりました。曖昧だった現場の独自ルールを本部管理できる状態に整理されたことは、会社にとって大きな資産になったと感じています。

発注時間は80%削減。「献立の完全再現」がもたらした原価の安定

導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか？

まず、現場の発注事務時間は従来の約20%にまで激減しました。
80%もの時間が削減されたことで、スタッフが本来の調理業務や施設サポートに専念できる環境が整いました。
献立ソフトと連携した注文ができることはもちろんですが、「テンプレート機能」でよく使う商品を簡単に見つけられて注文できることも、発注者からは好評です。

経営面、つまり原価管理の面ではいかがでしょうか。

最大の成果は「献立の再現性」が劇的に高まったことです。
本部が指定した食材がそのまま正確に発注される仕組みになったことで、勝手な食材変更による原価のブレが最小限に抑えられました。
本部と施設の意思疎通もスムーズになり、組織全体の空気も良くなったと感じています。

最後に、今後の展望をお聞かせください。

「発注データ」を起点とした、徹底的な業務の自動化に期待しています。
具体的には、発注データがそのまま仕入れ管理や原価計算に直結する仕組みです。日々の仕入れ額がリアルタイムで可視化されれば、予実管理の精度は格段に上がります。
また、給食業界は依然として検収記録などの「紙文化」が根強く残っているのが実情です。
ここをデジタルで繋ぎ、棚卸システムとのシームレスな連携や『検収票の自動生成』まで実現できれば、業界全体のDXは一気に加速するはず。
完全なペーパーレス化の実現を、クロスオーダーと共に目指していきたいですね。

クロスマート担当者コメント

「現場のスタッフが本来の業務に集中できるように」
そんな日本医療食研究所様の熱い想いに触れ、私たちも身が引き締まる思いで伴走させていただきました。
導入にあたって、各施設の「ハウスルール」を一つひとつ可視化したことが、今回の大きな成果に繋がったと感じています。
現場の裁量を守りつつ、本部の統制を効かせるという、給食業界特有の難しいバランスを「クロスオーダー」で実現できたことは、私たちにとっても自信に繋がりました。
今後も、現場の皆様に寄り添うパートナーとして、さらなる利便性の向上と業界全体のDX推進を共に目指してまいりたいと思います！