クロスオーダー導入で受注作業時間が75％削減、カタログ機能を活用した販促も好調

飲食店と卸売業者をつなぐ受発注プラットフォーム「クロスオーダー」をご利用している企業にご登壇いただくオンラインイベントが2023年1月20日に開催されました。今回はオーディーエー株式会社の飯尾氏にご登壇いただき「オーディーエー株式会社さんに聞く！　クロスオーダー導入で何が変わった？〜導入のポイントと社内体制について〜」と題し、クロスオーダー導入前にかかえていた課題や導入のきっかけ、導入後の効果までお話を伺いました。

【登壇者】
オーディーエー株式会社　東日本支社　営業部　飯尾 禄 様
クロスマート株式会社　取締役　岡林 輝明

クロスオーダー導入前の課題

相次ぐ受注ミスとコロナ禍の影響がクロスオーダー導入のきっかけ

もともと電話とFAXで受注をしていた同社では、500店舗もの顧客からの注文を8～10名体制で対応していました。しかし電話・FAX受注ではミスが避けられず、その対応に苦労していたと飯尾氏は話します。

「電話だと言った言わないの水掛け論になり、FAXだとお客様によって商品名の表記が異なっていたり、数量も個数とパック数で違っていたりして、どうしても認識が食い違ってしまうことが課題でした」（飯尾氏）

さらに同社を悩ませたのが新型コロナウイルスの感染拡大でした。「コロナ禍によってメンバーが出社できなくなったときの人手不足が懸念されていました。そのタイミングで訪れた展示会でクロスオーダーというシステムがあることを知ったのが導入のきっかけです」（飯尾氏）

クロスオーダー導入の決め手は「シンプルさ」

受発注サービスの導入にあたり他社の受発注サービスも検討していたと話す飯尾氏。「他社の受発注サービスですと、お客様にもコストがかかってしまう点がネックで導入に踏み切れませんでした。ライトプランもあったのですが、それだと極端に機能が制限されてしまって使いにくい。導入してもお客様が使ってくれなければ意味がないので、そのハードルをいかにクリアするかがポイントでした」（飯尾氏）

受発注サービス導入の検討を繰り返す中、クロスオーダーを導入する決め手となったのが「シンプルさ」だったと飯尾氏は振り返ります。

「シンプルなクロスオーダーならお客様にも導入しやすいと確信しました。お客様の中にはパソコンができないという方も少なくありません。これまで電話やFAXで注文できていた流れを変えてもらう以上、お客様に負荷がかからない方法は必須でしたから、スマホの画面をタップしていくだけで注文完了できてしまうクロスオーダーは非常に紹介しやすかったです」（飯尾氏）

またLINEで発注ができる点も飯尾氏は評価しています。例えばFAXでの受注は締めの時間が決まっており、発注者もFAX機器を使わなければ注文ができません。「クロスオーダーを使えば外出先からでもさっと注文ができるので非常に便利ですね」（飯尾氏）

さらに導入にあたってはクロスマートの岡林と何度も話し合ったという飯尾氏。「岡林さんとは何度も打ち合わせをして、実際に画面操作を教えていただいたりしました。クロスオーダーは本当にシンプルに作られているので、難しい操作もなく、紹介したお客様もすんなりと覚えていただいた印象があります」（飯尾氏）

この話を受けて岡林は「クロスオーダーのサービスにはシンプルであり続けたいという思想が根幹にあります。機能は今後も増やしていきたいと思っていますし、実際に毎月さまざまな機能を追加しているのですが、一方で複雑になってしまうと使われないサービスになってしまいます。ここのバランスは弊社としても重視している点なので、シンプルさを評価していただけるのは嬉しいです」とコメントしました。

クロスオーダー導入から本格稼働にいたるまで

古いルールを壊し、新ルールを採用することで社内の混乱を防ぐ

これまでの電話やFAXによる受注をクロスオーダーに置き換えるにあたり「電話受注をやめようという案が出たのですが、売上が減ってしまうのではないかと危惧する反対の声も少なくありませんでした」と飯尾氏は話します。

そこで飯尾氏が最初に起こした行動は既存のルールを壊すことでした。既存のルールを残したまま新しいツールを導入するとルールが複雑化して社内が混乱してしまいます。そこで既存のルールを一度壊し、新たにルールを作り直すことで、クロスオーダーの導入をスムーズに進めることができたそうです。

「実際にクロスオーダーを導入した結果、これまで3時間かかっていた作業が3分で済んでしまうといったことが起きました。今では反対する人がすっかりいなくなりました」（飯尾氏）

クロスオーダーのカタログ機能を活用、コスト面にも変化

取引先への商品案内にはクロスオーダーの販促ツールを活用したと話す飯尾氏。「これまでは紙のカタログを配布していたのですが、今はクロスオーダー内にあるカタログ機能を使っています。写真も載せられるし値段も付けられる。さらにカタログから直接注文ができる機能で、とても重宝しています。実際にクロスオーダーに登録しているお客様の6～7割がカタログ機能から注文していただいています」（飯尾氏）

これまでは営業担当が取引先一軒一軒を回って、案内をしたり見積もりを取ったりしていたのが、クロスオーダーのボタンひとつで全店に拡販できるようになったため、カタログの印刷代だけでなく交通費やガソリン代などのコスト面での改善も見られると飯尾氏は語ります。

さらにこれまで情報が届いていなかった取引先にもアプローチできるようになったと話す飯尾氏。「例えば賞味期限間近の商品があって、それをどう拡販するか毎回悩んでいたのですが、訳あり品という名目でチラシを打って全国に配信することであっという間に商品が売れてしまう。実際に賞味期限1ヶ月の商品1万個が数秒で売れてしまいました」（飯尾氏）

クロスオーダー本格稼働で得られた効果

クロスオーダー導入で受注作業にかかっていた時間が1/4に

飯尾氏はクロスオーダーの本稼働によって得られた一番の効果に「作業の効率化」を挙げました。もともと8～10名で捌いていた受注作業を、クロスオーダー導入後は5人で回しているそうです。

「伝票の入力作業に関して言えば、4時間かかっていた作業が1時間になりました。取引先が500店舗ほどあり、そのうちの6割がクロスオーダーを導入してくださっているので、その6割分の受注作業が1時間で済んでいる計算です。これは人件費の面で大きくメリットがあると思います」（飯尾氏）

今後はクロスオーダー導入取引先を現在の6割から8割に拡大したいと意気込みを話す飯尾氏。「導入に踏み切れないお客様は、そもそもスマホを持っていないか、経営者がご高齢のケースです。また既存システムで発注作業を行っているため、クロスオーダーを導入すると二度手間になってしまうことを懸念されているお客様もいらっしゃいます。いろいろな事情がある中で、クロスオーダーのメリットを丁寧に説明しながら、導入率を上げていきたいと思います」（飯尾氏）

売上への影響を出さずに電話受注の完全廃止に成功

さらに飯尾氏は「電話受注を完全にやめることができた」と導入効果を話します。電話とクロスオーダー、両方からの受注作業を並行して進めるのは受注担当者の負荷が高いと判断したためです。電話受注をやめることに社内からは「売上が下がるのでは」と危惧する声も上がりましたが、売上への影響はなかったそうです。

「もちろん、いきなり電話受注をやめるのではなく、3ヶ月後の何月何日から電話受注をやめますとお客様に通知しました。実際にその日から電話受注はピタッと止まりました。クロスオーダーに切り替えられないお客様のためにFAX受注は残しており、今はクロスオーダーとFAXで受注をしています」（飯尾氏）

今後は自社倉庫のデジタル化を進めていきたいと話す飯尾氏は「導入当初は毎日のようにクロスマートさんに電話して使い方を聞いていましたが、こちらの要望や提案も真摯に聞いてくださったのが印象的でした。さらにその結果がきちんと機能に反映されるので、すごく便利になっています。導入当初より満足度は確実に上がっていますね」と締めくくりました。