大量の紙発送から解放。ワンクリックで完結する「クロスオーダー請求書」で業務を3分の1に。

1962年の創業以来、地域のおもてなし文化と衛生環境を支え続けてきた株式会社アドバンスさん。長年にわたり、飲食店や多様な施設へ迅速かつきめ細やかなサービスを提供してきた同社ですが、その裏側では「昔ながらのアナログな請求業務」が大きな負担となっていました。今回は、クロスオーダー請求書を導入した同社に、紙主体の業務から脱却した背景や、200件の顧客のデジタル移行がもたらした具体的な数値変化、そしてシステムが現場に与えた「心理的安心感」の価値について詳しくお伺いしました。

コンビニ決済400件、それ以外400件。毎月発生していた「紙の封筒詰め」という重労働

まず、導入前に抱えていた請求業務の課題について教えてください。

一言で言えば、月末月初に発生する「紙の請求書発行の手間」が事務方の大きな負担になっていました。弊社は全体で約800件の請求案件を抱えており、その内訳はコンビニ払いが400件、口座振替などそれ以外が400件という構成です。
これまでは、昔からのやり方に倣ってシステムから紙の請求書をパーッと大量に印刷し、それを手作業で三つ折りにし、1件ずつ封筒に折り込んでいく……という作業を繰り返していました。この物理的な封筒詰め作業に膨大な時間と労力を費やしており、事務作業の効率化が長年の課題だったのです。

ワンクリックでサッと送信。200件の顧客が即移行し、業務量は3分の1へ

実際にクロスオーダー請求書を導入されて、どのような変化がありましたか？

とにかく「クロスオーダー請求書の一括送信」は画期的でしたね。ボタンひとつポンと押すだけで、システムから「シャシャシャッ」と全件送信が完了する。これまでの印刷・三つ折り・封入という一連の手間が劇的に減り、本当に楽になったと実感しています。

具体的な数値としての導入効果はいかがでしょうか。

案内を開始してすぐに、全体の2割にあたる約200件の紙発送を削減することができました。これにより、従来の請求書発行にまつわる業務量は3分の1にまで激減しています。
当初は「案内しただけで、本当にお客様がデジタルで見てくれるだろうか」という不安もあり、最初の2〜3ヶ月間は紙の請求書も同時に発送して様子を見ていました。しかし、システムの管理画面を開くとお客様が「既読」になっているかどうかの記録がしっかりと残る。それを見て「あ、ちゃんとここで確認してくれているな」と確信できた取引先から、順次、紙の発送を止めていきました。

この移行を後押ししてくれたのが、クロスマートさんのサポート体制です。請求書にQRコードやお客様番号を記載した「招待チラシ」を同封し、さらに営業担当者が直接お客様へ「インターネットでも簡単にできますよ」とお声がけを徹底したことで、抵抗感なく2割のお客様にスムーズに登録・利用を開始していただけました。

注文履歴と既読管理がもたらす安心感

現場の社員の方々や、お客様の反応はいかがでしょうか。

一番大きなメリットだと感じているのは、業務の効率化という数字の部分だけでなく、現場に「心理的な安心感」が生まれたことです。
これまでは、電話やFAXでのやり取りが中心だったため、お客様から「頼んだ商品が来ていない」「請求金額が違う」といったご連絡をいただいた際、過去の履歴を遡って「言った・言わない」の確認をするしかありませんでした。しかし、クロスオーダーなら注文履歴が100%残りますし、請求書をお客様が既読か未読かも一目で分かります。
これは、事務員や配送員などの「社員を悪者にしない」ための非常に大切な仕組みです。システムに客観的な証拠が残っていれば、単なる確認漏れなのか、操作ミスなのかが誰の目にも一目で分かります。不透明な部分をなくし、お互いに防波堤があるからこそ、社員もストレスを抱えることなく、お客様とより穏やかで良好な関係を築くことができています。

また、デジタルに不慣れな現場でも、操作方法などで少しでもわからないことがあれば、ため込まずにサポートセンターへすぐ電話して解決できる体制があることも、大きな安心感に繋がっています。

チラシによる販促と、QRコード決済による「その場決済」への未来像

これからの活用展望や、システムに期待することをお聞かせください。

現在は全体の比率として「コンビニ払い 5 ： クロスオーダー 2 ： 紙請求書 3」というフェーズにあります。まずは管理画面上のリストから「未読」になっているお客様を抽出して丁寧なフォローの電話を入れ、残りの紙請求書（3割）のデジタル移行をさらに進めていきたいと考えています。
さらに今後は、守りの効率化だけでなく、クロスオーダーの「LINE注文の手軽さ」を活かして、注文数（売上）そのものを増やしていくような攻めの活用も視野に入れています。たとえば、クロスオーダー販促の「オンラインチラシ機能」を活用した商品宣伝を組み合わせれば、非常に高い相乗効果を生み出せると期待しています。

そして自社としての最大の課題である「400件のコンビニ払い」や銀行振込の手間に対して、今後はクロスオーダー上で「QRコード決済」などを用いて注文から決済までその場で一気通貫で完結できる仕組みをぜひ進めたいですね。
お客様さえ了承してくれれば、これほど事務作業が楽になり、お互いに安心できるシステムはありません。まずは一件でも多くアップロードを終わらせて、この便利さを体感してほしいと思います。

クロスオーダー担当者コメント

いつもクロスオーダーをご活用いただき、誠にありがとうございます！
アドバンス様は、常に私どもの新しい機能にご期待いただき、導入後すぐに使いこなしてくださるそのスピード感に、いつも驚かされております。請求書機能にとどまらず、カタログやチラシといった販促機能まで幅広くご活用いただくお姿を拝見し、常にアンテナを高く張り、現場のDX化に貪欲に取り組まれるアドバンス様のような企業様こそが、これからの業界を牽引し、進化していくのだと目の当たりにいたしました。
私たちもシステムをご提供して終わりではなく、これからもアドバンス様の進化を一番近くで支えるパートナーでありたいと考えております。引き続き全力でサポートさせていただきますので、一緒にDX化のその先へ向けて頑張っていきましょう！

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。