FAX注文にも対応するクロスオーダーにて半年で月30時間の受注作業削減に成功

秋田県を拠点にお米や発芽玄米、グルテンフリー食品、非常食などを全国に販売している『株式会社大潟村あきたこまち生産者協会』さん。

電話やFAXで寄せられる1日平均200件もの注文を効率よく捌くため2022年10月にクロスオーダーを導入。導入の背景や成果についてお伺いしました。

FAX利用のお客様が多数、FAX-OCR機能が導入の決め手に

受発注システムを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

クロスオーダー導入前は1日平均200件もの電話やFAXによる注文を1件ずつデータ入力していました。FAX注文の入力をしながら電話での注文も受けており、入力ミスも少なからず発生していました。

特に月曜日は受注が集中しており、当日中に出荷をするためには午前中に入力作業を終える必要があります。しかし注文の電話を受けながらでは入力処理が追いつかず、トラック出発間際まで出荷準備に追われることもありました。

この電話やFAXの対応にかかる時間を削減できないかと考えたのが、受発注システム導入を検討し始めたきっかけです。

受発注システムはどのように探されたのでしょうか。

まずはインターネットで受発注システムについて検索し、導入できそうなものをいくつかピックアップ、資料を取り寄せることから始めました。

実は受発注システムを取り扱っている会社と以前からお付き合いがあり、話を聞く機会があったのですが、そのときに偶然クロスマートさんの話題になり、そこでクロスオーダーに興味を持ちました。

クロスオーダー導入の決め手は何だったのでしょうか。

既存システムへの受注データの取り込みやすさ、さまざまな機能、シンプルな作りなどクロスオーダーならではのメリットはたくさんありますが、一番の決め手になったのは「FAX-OCR機能」です。

当社のお客様にはFAXでご注文をされる方も多く、Webだけでは切り替えが難しいと思っていたので、標準でFAX-OCR機能があるのは決定的でした。

もう一つは納品リードタイムを細かく設定できる点です。当社は北海道から沖縄まで全国に商品を発送しているので、お客様によってリードタイムが異なります。最短納品日のお問い合わせが電話で来ることもありましたが、Web発注であればお客様側で納品日を確認できるので、安心して注文できるのではないかと思いました。

納品リードタイムを柔軟に設定できるのがポイント

導入にあたり苦労した点、良かった点について教えてください。

既存の受注システムとの連携はまったく問題なくできました。

良かった点としては納品リードタイムの変更が挙げられます。九州・沖縄に商品を発送すると到着が3日後になるのですが、例えば5日間のお正月休みに土日がはさまるとリードタイムが10日必要です。このあたりの変更もすぐに対応してもらえたので助かりました。

お客様にはどのようにご案内をされたのでしょうか。

大口のお客様には営業がWebとFAXのどちらが良いかを確認しています。その返事をもとにチラシを郵送し、各社にWebでログインしていただくという流れです。

個人経営の飲食店であれば、電話やFAXで注文いただいた際に、「クロスオーダーというLINEやWebで発注するシステムを導入したので使ってみてください」と案内して、チラシを入れています。

ただ1回のご案内では周知しきれていないのが現状です。そこでご案内後に2回以上電話やFAXでご注文があったお客様には、改めてこちらからお電話をして状況を伺うようにしています。

例えば保育園のお客様の場合は給食室の方が注文されるのですが、職員室の先生用のパソコンしかないため使えないというケースがあります。特に飲食店以外の施設ではLINEの使用を制限していることもあるので、その場合はFAXでご注文をいただけるようご案内しています。

クロスオーダー導入にあたってのハードルは何かありましたか。

お客様からのご相談、例えば「2回目以降のログインができない」といったお問い合わせに対して営業側では回答できないため、本社にお問い合わせが入ることがあります。

基本的なことであればお答えしていますが、どうしてもわからないことはクロスマートさんにサポートしてもらっています。

クロスオーダー導入前に比べ月30時間の作業時間削減に成功

クロスオーダーを導入して良かったことを教えてください。

一番大きいのは時間短縮です。特に注文が集中する月曜日の時間を有効に使えるようになったのは大きいと思います。

クロスオーダー導入前は1件あたりの入力に3分かかっていましたが、現在は月に600件以上の注文をクロスオーダーで受けているので、単純計算で月30時間の作業時間削減に成功しています。

また飲食店等向けの受注入力は、導入前は2人〜3人で手作業をしていましたが、今は1人でもできるようになったので、コスト削減にもつながっています。

今後クロスオーダーで実現したいことやご要望はありますか。

お客様が曜日を指定して注文できるようになると良いと思っています。実は何ヶ月も先まで「毎週○曜日と○曜日に○袋」とご注文を入れられるお客様がいらっしゃるのですが、それを1件ずつ入力されているのが現状です。1ヶ月単位でも良いので曜日を指定できる機能があれば入力の手間が省けると思います。

実際に定期的なご注文をされるお客様は、まだクロスオーダーに切り替えていないので、この機能があれば切り替えのハードルも下げられるのではないかと思います。

もう一点は今残っている電話受付や留守番電話、FAX注文をできるだけクロスオーダーに切り替えていきたいと考えています。特に施設のような職員用・入居者用で注文が分かれているところはなかなか切り替えが難しい状況です。何か良い方法があればぜひ教えていただきたいと思います。

最後にクロスオーダー導入を検討されている方にコメントをお願いします。

とにかく受注作業が手軽になるし、結果的に時間短縮やコスト削減にもつながります。また、こちらの要望にもすぐに対応していただけますし、随時アップデートされており、どんどん使いやすくなっているので、受発注システムをお探しならクロスオーダーを検討してみてはいかがでしょうか。