LINEとFAX-OCRでアナログ受注を50%削減、受注処理時間は3分の2に

株式会社大祐

日本の青果業界に輸入野菜を広めたことで有名な、豊洲の青果仲卸『大祐』さん。
取引先からの注文方法が統一されておらず受注処理時間が長引くことを課題に感じ、クロスオーダーを導入。今回はこの課題に対しクロスオーダーのLINE発注・FAX-OCRで解決できた成果をうかがいました。

煩雑化した注文方法をデータ化し受注時間を削減

-クロスオーダーを知ったきっかけと導入にいたった経緯を教えてください。

クロスオーダーの営業担当からお話を聞いたことがきっかけです。
ちょうどその頃、取引先からの注文方法がFAX・留守電・営業への個人LINE・その他システムと統一されていないのをなんとかできないかと悩んでいたタイミングだったので、お話をうかがい興味を持ちました。バラバラな注文方法の中でも、FAX・留守電・営業への個人LINEをクロスオーダーでの発注に切り替えることで、データ受注の割合を増やし受注処理時間を短くしたいと考えました。

-注文方法が統一できていないことで、当時はどのような影響がありましたか。

注文方法が統一できていない状態だと、新規の取引先が増加するとそれに伴い受注集計時間が増えていました。集計に時間がかかってしまうとその後の仕入れ業務開始も遅れます。その結果、仕入れたかったものが既になくなっていることもよくありました。
また、受注スタッフごとに受注処理方法がばらついていたのでミスも発生しがちでした。

-導入後、注文方法や処理時間に変化はありましたか。

FAX注文・留守電はそれぞれ50%削減され、営業への個人LINEでの注文はなくなりました。その結果、3時間以上かかっていた集計時間が、注文の多い日でも2時間以内になりました。

LINE発注とFAX-OCRの活用で取引先への案内をスムーズに

-取引先への案内方法を教えてください。

営業担当から案内しています。既存取引先に案内するのはもちろん、新規取引先には必ずクロスオーダーのチラシを持っていき、まずはクロスオーダー経由で注文いただけないか確認していますね。LINEに抵抗がある取引先にはFAX-OCR(※)を案内しています。取引先から、LINEとFAXどちらか使いやすい方を選べるのが良いというお声もいただきました。

(※)FAX-OCR
クロスオーダー指定の注文書に書かれた注文内容を自動で読み取りデータ化する機能

-FAX-OCRの使い勝手はいかがですか？

読み取り精度が高く手書きの数量が正しくデータ化できているので、修正するところはほとんどありません。一部、注文書にない商品をお客様が追加で書かれたときだけ手入力をしますが、今までは数量もすべて手入力だったことを考えるとかなり手間が省けました。
管理画面から取引先ごとのFAX-OCR注文書を印刷できるので、毎月商品を更新し印刷したものを取引先に配布しています。

FAX-OCR読み取り画面サンプル

-今後のクロスオーダーに期待していることがあれば教えてください。

新しくリリースされたオンライン販促機能も使ってみたいです。
現状でも安定して利用できており業務効率化につながっているので、引き続き取引先に案内していきます。