利用率の低かった受発注システムをクロスオーダーに切り替え、業務効率アップへ

1905年（明治38年）に北海道千歳市で創業し「全ての人の人生に貢献する」を経営理念に掲げ、多種多様な事業を展開している山三ふじやさん。酒類卸業の受注作業に他社受発注システムを導入していたものの、利用率の低さに悩みを抱えていました。2024年12月よりクロスオーダーを導入し、受発注機能の利用を開始した同社に、導入のきっかけやその成果についてお話を伺いました。

導入件数に対して利用率の少ない他社システムからクロスオーダーに乗り換え

クロスオーダー導入前はどのように受注業務を行っていましたか。

クロスオーダー導入前は他社のLINE受発注システムを使っていました。導入店舗数は取引先全体の70％を占めていたのですが、利用率を見ると20％前後しかありませんでした。
取引先に一度LINEでの登録をしてもらっても、商品登録がきれいにできていなかったり、注文画面が使いにくかったりで電話注文にもどってしまうお客様が多かったのです。
その他、電話注文が70％近くあったのですが、当社は留守番電話を使っていなかったので、受注担当者が1名で注文を受けている状況でした。特に20時から22時に注文が集中することが多く、2時間で120件もの注文を受けることも少なくありませんでした。

クロスオーダー導入を検討したきっかけは何でしたか。

当時は受発注システムと電話以外に、通常のLINEのメッセージでの受発注もできるようにしていました。しかし、通常のLINEだと注文とメッセージのやり取りが混在することが多く、正確な注文の受け付けが難しいケースもありました。
また、肝心の受発注システムも導入率は7割でも実際の稼働は2割。自社の案内では頭打ちになっている状態でした。
ここに対して導入率も稼働率も上げたいと感じていた時期に、懇意にしている会社の社長からクロスオーダーのサポートが手厚いとの声を聞き、実際にお話を伺いました。その中でクロスマート担当者の熱意と具体的なサポート内容を聞くことができ、受発注システムの切り替えを検討しました。

クロスマート担当者の手厚いサポートでスムーズな導入を実現

クロスオーダー導入にあたり、お客様へはどのようにご案内をしたのでしょうか。

配送業務の際に、クロスマートの担当者にも同行してもらい、お客様へのご案内をサポートしてもらいました。自分たちで案内を完結できるのが理想ですが、最初は案内方法を覚えるのが難しく、担当者のサポートのおかげでスムーズに対応できるようになりました。
また、自分たちで案内をしてお断りされてしまった取引先に関してはクロスマートの担当者と連携させていただき、クロスマート側からも電話で導入案内をしてくれました。さらには、既に取引先でクロスオーダーを利用している店舗が多く、そこに対してクロスマート側ですぐに連携できる案内を出してもらい、一気に導入率が上がりました。
登録件数が半数を超えたあたりで、配達業務との並行作業をやめ、クロスオーダーの登録業務に専念するようにしました。

他社サービスからの切替に対してお客様の反応はいかがでしたか。

今までご案内していた受発注システムを使っていただけていなかった方も多かったので、正直マイナスな反応が出ないかはとても心配でした。しかし、取引先への伝え方を「今よりも利用しやすいサービスに切り替えましたのでご登録お願いします」と意識するだけで特にクレームやトラブルはなく案内を進めることができました。
また、お客様への切替案内も約1分ほどで完了するので手間なく切り替えることができました。結果として、わずか2週間ほどで全取引先の切替に成功し、さらにLINE発注に切り替えたい取引先すべての導入に約2か月で成功しました。
20～30代の若い方がいらっしゃるお店では、特に説明を必要とせず、すんなりと使っていただけました。一方で50～60代のお客様の場合、当初は「面倒くさいんでしょう」「大変そう」という声がありました。しかし実際にその場で注文方法を説明すると「意外と簡単」というお客様が多かったのが印象的ですね。

受注業務の負担が大幅軽減、今後は販促機能も活用して売上アップにつなげたい

すでに200店舗以上のお客様にクロスオーダーを使っていただいていますが、どのような効果が見られましたか。

注文を受けるのがとても楽になりました。クロスオーダーでの注文が50％を超え、電話注文はこれまでの70％から20％に減っています。LINEはお客様とのコミュニケーションツールとして残してはいますが、電話注文が減ったのは大きいですね。専任で電話受注をしていた担当者も喜んでいます。

今後注力したいことや、クロスオーダーに欲しい機能などをお聞かせください。

今すぐに欲しい機能はないのですが、まずは商品画像の登録やチラシ機能といった今ある機能を使いこなせるようになりたいですね。
切替前の受発注システムを利用していた際も販促に力を入れたかったのですが、導入がなかなか広まらない状況から手を出せていませんでした。
クロスオーダーが一気に取引先に導入されたことにより、チラシを送れる先も広がったので、今後はチラシを活用して売上を上げていくことにも注力していきたいです。

クロスマート担当者コメント

いつもクロスオーダーをご活用いただき、誠にありがとうございます。
専任のご担当者様がいらっしゃるおかげで、連携のご案内が一気に加速し、スムーズに導入を進めることができました。特に、システムご担当者様と密に連絡を取らせていただきながら、短期間で発注画面の整備が実現できたことに、深く感謝申し上げます。
また、地域で確立された強いブランド力も相まって、トラック同行時にもお取引先様からの信頼を感じる場面が多く、非常にスムーズにご案内・導入が進みました。

今後とも、現場の皆様と連携を取りながら、今お使いいただける機能を最大限活用していただけるよう、サポートさせていただきます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。