受発注業務の効率化によって社員の精神的負担が軽減できたのがクロスオーダー導入による一番の成果

首都圏を中心に業務用青果物の卸販売を行っている『藤代商店』さん。FAXの受注に多くの人手を必要としており、対応メンバーの精神的負担を軽減したいという思いから導入したクロスオーダーの効果についてお伺いしました。

「クロスオーダー導入はゴールではなくスタート」の一言に後押しされ導入を決意

クロスオーダーを知ったきっかけを教えてください。

お客様から「料理人がFAXのある場所まで行かないと発注できなくて困っている。クロスオーダーの方が便利だから藤代商店でも対応してほしい」とご相談を受けたのがきっかけです。

ちょうどその頃、当社でもFAX受注の対応に多くの人手を必要としており、どうにか改善したいと考えていたところでした。具体的には手書きのFAXが受注全体の半分を締めており、4人の受注スタッフが夜中に出社して、1人あたり6時間かけて受注業務をする状況が続いていました。
このままFAX受注を続けていたらいくら人手を増やしても足りないし、取引先が増えれば受注スタッフも増やさなければならない。その結果、メンバーに休暇を積極的に取らせてあげることもできていなかったので、クロスマートの方からクロスオーダーを導入した企業様が働き方を改善されたお話を伺って、とても驚きました。

クロスオーダー導入にあたって社内の反応はいかがでしたか。

最初は、ベテランの営業メンバーからは「自分でクロスオーダーの機能を把握して、それをお客様に落とし込むのは面倒」と抵抗が大きかったです。しかし、クロスマートの方に来ていただいて説明会をしたり、営業のエリア単位での説明会をしたりして、お客様に落とし込める形にまで持っていくことができました。実際にクロスオーダーを使ってみればお互いに楽になることをわかってもらえるので、丁寧に粘り強く説明をすることが大事だと感じました。

一方、事務メンバーからは「システム自体がシンプルで直感的に操作できるので使いやすい」と導入当初からとても好評でした。

クロスオーダー導入の決め手を教えてください。

クロスマートの方から「クロスオーダー導入はゴールではなくてスタートです。どんどん環境を良くすることがゴールになります」という話を聞いて共感したのが決め手です。「クロスオーダーなら受注スタッフの負担を軽減できる」と思い即決しました。

クロスオーダー導入でメンバーの精神的負担が大幅に軽減

クロスオーダー導入後の効果はいかがでしょうか。

現状250店舗近くのお客様に導入いただいています。それでもFAX注文のお客様が100件以上残っているので、今後はクロスオーダーかWeb注文にシフトするようご案内をしてFAX注文をゼロに近づけたいと考えています。
現在FAX注文いただいているお客様にもクロスオーダーへのシフトをご案内しているのですが、どうしてもFAXを使わざるを得ない場合はクロスオーダーのFAX-OCRを使っていただくようにしています。「自分の筆ペンでひとつずつ注文しないと納得できない」というベテランの板前さんもいらっしゃいましたが、徐々にOCRを使ったオーダーに変わりつつあります。

受注業務にかかる時間も削減できており、受注スタッフを1人減らしても回るようになりました。今までは200枚近くあった手書きのFAXを見て納品伝票を手入力しており、さらに字が判読できないと作業が中断してしまうので、精神的な負担が大きかったと思います。
今はクロスオーダーからの注文を見て納品伝票を作成できるようになったので、入力スピードも上がっていますし、なによりも精神的な負担が軽減されて余裕が生まれるようになったのが一番の効果ですね。

新規のお客様にはどのようにご案内しているのでしょうか。

基本的にはクロスオーダーでの注文をご案内し、どうしてもクロスオーダーが使えない場合に限りFAXでの注文もご案内しています。他社受発注システムも使っているのですが、こちらはお客様からご要望があったときのみご案内しています。
最近は新規のお客様に「発注はクロスオーダーで」とお伝えすると「LINEで発注できるシステムね」と認知されているケースが増えています。

クロスオーダーは使って損することがないので積極的に活用したい

販促機能もご利用いただいています。

青果物は価格の変動が多いので、クロスオーダーには単価を載せずに運用しています。チラシには都度単価を入力して、その金額を基幹システムに入力して突合する形です。
毎週土曜日に配信しており、配信30分後には閲覧数が出ているので、見てくださってる方は増えているのが実感できて嬉しいです。紙のチラシも作っているので、今後はPDF化したチラシをメッセージ機能で配信するというのも試してみたいですね。

今後の展望について教えてください。

請求書をLINEで送付できて、未読・既読が管理できるクロスオーダーの請求書機能が気になっているので、導入を検討しています。

当社が属しているグループ内の問屋がFAX注文で苦労していたのですが、最近クロスオーダーの導入に前向きであることをクロスマートの方からお聞きして、自分ごとのように嬉しく思いました。クロスオーダーのような便利なツールは使って損するわけではないので、良いと思うツールは積極的に取り入れていきたいです。

クロスマート担当者コメント

藤代商店様は、昨年より受発注・販促の機能を活用し業務効率化を進めてくださっています。すでにどちらも効果実感してくださっており、嬉しいお声をいただくことができました。

今後は、販促機能の活用において成功事例を共有しながら、より売上につながるようサポートをさせていただく予定です。また、受発注・販促以外の業務もクロスオーダーで効率化することで、今以上に皆様が働きやすい環境に変えられるようお手伝いができればと思っています。