発注業務を「アナログ集約」から「現場主導での発注」へ､“FAXゼロ”実現の舞台裏 

「伝統的な日本の食文化である「お母さんの味」を大切に」という想いをもって､給食事業を展開し､特に幼稚園や保育園、こども園といった児童福祉施設向けの給食に強みを持ち、企業向け弁当や高齢者施設向けの配食サービスも手掛けている株式会社富喜屋さん。
40施設の給食の運営において、いかにして「本社集約型」のアナログ業務を「現場からの直接発注」体制へと変革させたのか。導入前の課題から導入後のリアルな効果まで、詳しくお話を伺いました。

長年の課題だったアナログ業務を脱却。簡易操作で発注できる「クロスオーダー給食」で業務効率化を実現

クロスオーダー給食の導入のきっかけを教えてください｡

クロスオーダー給食を知ったのは､長年お付き合いのある野菜の仕入れ先の社長からの紹介がきっかけでした。長年､発注業務がアナログであることに課題を感じており､情報交換の中で相談していました｡
そこで、「ええサービスがあるで！」と、クロスマートの担当者を紹介してもらいました｡
クロスオーダー給食の提案を聞いてみて､『非常に操作が簡単で、効率化に繋がりそう』というのが最初の感想でした｡PCが得意な従業員ばかりではないため､操作が簡単にできるということも非常に重視しており､課題解決につながると感じて導入を決めました｡

クロスオーダー給食の導入前の課題について教えてください｡

クロスオーダー給食の導入前は、長年にわたるアナログな業務フローが大きな課題でした。
正直「アナログすぎる」とずっと思っていました。例えば､Excelで入力した注文を本社にメールし、本社がそれを印刷して、各取引先にFAXする。取引先からは確認のリファックスが戻ってくるというような､昔ながらのやり方を続けていました｡
当時は施設数も増え続け、仕入部の担当者1名が、膨大な量のFAX送信作業に半日以上を費やすことも珍しくありませんでした｡

また､業務はそれだけではなく､監査への提出資料として必要なため、本社で印刷した発注書を40施設全部に郵送しなおしていました。3〜4人がかりで半日、それを3日ほどかけて行うこともありました。
発注書を机いっぱいに広げて、『あ、ここ間違えた』とかっていうのを3名ほどで確認していて……紙ベースでの確認、印刷、FAX、ファイリング、そして郵送。この「本社集約型」のアナログ業務が、管理部門の大きな負担となっていました。

本社を介さず､各施設からの直接発注で効率化を実現

実際にクロスオーダー給食を導入した成果についてお聞かせください｡

クロスオーダー給食の導入後、業務プロセスは劇的に変わりました。最も大きな変化は、各施設がシステムを通じて取引先に「直接発注」できるようになったことです。
これにより、これまで業務のボトルネックとなっていた「本社」を仲介する必要がなくなり、印刷・FAX・郵送・ファイリングといった一連のアナログ業務を根本から解消できました。

導入効果を顕著に感じたのはどのような部分でしたか｡

導入による効果が最も顕著に現れたのは、やはり本部の管理部門でした。本部の管理部は格段に楽になりましたね。発注書のFAX送信や、リファックスをバインダーに閉じることもなくなり、どこかの施設の発注が『来てないよ』と管理・催促する必要もなくなりました｡これまで発注書の郵送がなくなったときに､「これ､もうやらなくていいの！？」と非常に喜んだのを覚えています。

その他発注の場面で効率化されたことはありますか？

本部の業務効率化だけでなく、現場の利便性も向上しました。
醤油や砂糖などの在庫食品の発注も、まるでネット通販のように簡単にできるようになりました。本部を介さなくて良いし､納品日なども仕入れ先の事情を反映した期日で指定できるため『とても楽だな、これ！』と今ではパートさんでも注文ができるようになっています｡

これまでであれば､本部に連携をして､本部から仕入先に連絡し､また納品希望日に届かないから調整の連絡がきて……とやり取りをする人が増え､連絡が複雑になることもしばしば起きていました｡
「本部に注文を集約しなくてよくなった」ことを中心に様々な業務を省略することができ大きな効果を得られています｡

業界課題を一緒に解決するパートナーとしてのクロスマートへの期待

今後、クロスオーダー給食に欲しい機能があればお聞かせください。

業務効率化という当初の目的を達成し、現在はクロスオーダー給食のデータ活用という次のステップに期待しています。
導入当初は、もうこれ以上望むこともないと思うほど満足していました。ですが最近、クロスマートの担当の方から『原価計算』の機能についてお話をいただき、野菜などは日々単価が変わるため、それがシステムで管理できるなら本当に助かると期待を寄せています｡

最後にメッセージをお願いします｡

導入して、本当に業務が楽になりました。担当の篠﨑さんには『見習わなければ』と思うほど、いつも熱心に対応していただいています。

給食業界は、私たちのようにこれからデジタル化に取り組むという会社も多い業界です。だからこそ、現場の要望は尽きません。例えば、年配のスタッフでも見やすいように『文字を大きく、幅を持たせてほしい』といったUIの改善や、『原価計算』のような新しい機能が実装されれば、今電卓を叩いている業務がさらに楽になります。
クロスマートさんには、これからも私たちのリアルな声に耳を傾けていただき、業界全体の課題を一緒に解決していくパートナーになっていただくことを期待しています。

クロスマート担当者コメント

富喜屋さんは、現場の声を丁寧に拾いながら全社でデジタル化を進められる姿勢がとても印象的でした。私自身も初めての発注一元化の取り組みだったため、ご迷惑をおかけすることもありましたが、寛大な心で一緒に推進していただけたことに大変感謝しております。
現場と本部が一体となって変革を進める富喜屋さんの姿勢は、まさに業界のロールモデルだと感じています。今後は「原価管理」などのデータ活用面でも、より一層サポートさせていただけるよう努めてまいります。

富喜屋さんの挑戦が、給食業界全体の変革の一歩になると確信しています。