クロスオーダー導入により、業務効率化だけでなく在庫処分の活用、売上アップを実現

2020年の9月にクロスオーダーを導入し、受発注やチラシ機能を活用してくださっている「株式会社平喜屋」さん。池袋・板橋に拠点を置き、酒類を中心とした卸売業を営んでいます。お客様の良きパートナーとして真摯にお客様に向き合い、地域からの信頼を得ています。今回は、導入のきっかけや導入後の変化、クロスマートへの今後の期待などをお伺いしました。

社長の熱い想いが伝わりクロスオーダーの導入を決定。

クロスオーダー導入前の受注方法を教えてください。

留守電、FAX、営業への直接LINEが多かったです。始発で出勤して受注作業を行わなければならない状態だったため、受注作業に割く人数を減らしたい、もっと負担を減らしたいと思っていました。当時、受注担当は4名で完了までにかかる時間は2〜3時間ほどです。月に60件ほどきていた留守電を聞いて書き起こす作業に時間がかかっていましたね。早口だったり聞き取りづらい場合もあったため手間もありました。

クロスオーダーを導入、検討したきっかけは何でしたか？

インターネットで受注業務を改善できるサービスを探してクロスマートさんを見つけました。他社さんとも比較検討していたため、弊社の営業メンバーが2社のお話を聞きました。クロスマートさんは社長が直接訪問してくださり、この業界に対する熱い想いをお話してくれたのです。営業メンバーの総意でクロスオーダーを導入することに決定しましたね。

全員の作業の負担が減ることを信じて積極的に進めた導入作業。従業員が慣れてから一気にお客様へご案内。

導入時の社内の反応や、案内方法について聞かせてください。

営業メンバーも含めて朝出社して全員で受注作業を行っていたので、全員の負担が減るのであればぜひ導入を進めたいとみんな積極的に動いてくれました。

最初は、営業と配送メンバーに頼んでどれくらいお取引先様が導入してくれるか様子見をしました。その後、留守電を減らすことに重点をおいて案内を行いました。
社内で営業メンバーは全部で7名ですが、理解が早かったメンバーが積極的にお客様に案内して、わからないメンバーのサポートもしてくれていました。従業員が慣れるまでは、いつでも足を運べる近さにあるお客様からご案内をはじめて、慣れてきてから一気に他のお客様に案内しました。

導入時の印象を教えてください。

導入自体はスムーズに進みましたが、当時はまだクロスオーダーも新しいサービスだったため、連携を依頼した基幹システム会社は戸惑った反応をしていました。連携に少しだけ時間がかかった印象です。しかしシステム会社さんが連携してくれたあとは、スムーズでしたね。

受注作業にかかる人数が半分に軽減。早朝出勤の回数も削減。

クロスオーダー導入後の変化はいかがでしたか？

クロスオーダー導入前は4名で行っていた作業を、今は2名でできるようになりました。出社の時間も遅らせたり、早朝出勤の回数を減らすことができています。人件費の削減に繋がっていますね。FAXも以前は自分たちで基幹システムに手入力しなければいけなかったのですが、クロスオーダーでは伝票も自動的に発行できるようになっているので負担が減りました。

また、注文が入っている時に見逃してしまうと営業自身が自分で対応しなければいけないためプレッシャーでしたが、今は代理発注ができるので非常に助かっています。代理発注は、営業が出先でそのまま入力したり、夜中に直接きたLINEを忘れないうちに入力したりすることができます。また、日付指定もできるので電話やFAXで何日か先の注文があった時も打ち込むことができて、それぞれの作業の負担を大幅に減らせていると思います。

クロスオーダーで発注される件数も徐々に増えてきて、朝出票を作成している方が件数をみて「増えてきたね」と言ってくれました。留守電の件数も今は以前の3分の1くらいまで減っています。ざっくりですが、クロスオーダーが全体の受注の半分くらいを占めていると思います。

導入後のサポート体制について感想があれば聞かせてください。

とにかくすぐに対応してくれる姿勢がありがたかったです。
困ったときに連絡をすると同じ画面を見ながら操作してくれたり、裏側で修正してくれたりと、とても助かっています。また、新機能を随時メールで教えてくれるのでそちらも確認していますね。クロスオーダーの機能も増え、どんどん便利になっていって感心しています。

さまざまな機能を活用して社内のDX化を目指したい。

チラシ配信機能も使ってくださっていますが、いかがですか？

好評です。賞味期限が近い商品や少し痛みがあるものなども、チラシで配信するとみなさん買ってくださるのです。日本酒やウイスキーなどのおすすめ商品も今までは紙で配っていましたが、チラシに登録して配信するとすぐに見てもらえるので助かっています。お客様の中には、季節ものの商品などを楽しみに見てくださる方もいますね。

紙のチラシの時は、届く頃には在庫がなくなっていて苦情に繋がってしまうこともありましたが、クロスオーダーのチラシ配信機能ではそれがないので、在庫処分にもうまく活用できていますね。タイミングは、忙しい週末を避けて配信しています。

今後DX化に向けて取り組んでいきたいことはありますか？

カタログ機能もまだまだ活用方法を検討中なので模索していきたいのと、請求書機能にも興味を持っています。今は紙で請求書を送付しているので、封入作業が本当に大変で、その部分を改善したいです。請求書の作業を効率化して、その分月初にチラシ配信などができたら理想的ですね。

クロスマート担当者から一言

平喜屋様は約4年前からクロスオーダーをご導入いただき、弊社サービスを一緒に作ってくださったお客様のうちの1社です。今では次なるステップである請求業務や見積業務の効率化をご検討いただいておりますが、より一層業務改善にお力添えできればと思います！これからもどうぞよろしくお願いいたします！