FAXや電話受注は継続しつつ、クロスオーダー導入で業務時間を半分に！業務効率化で労働環境を改善！

東京都港区新橋にある、明治10年創業の老舗鶏肉鶏卵問屋『株式会社加賀屋』さん。
長年FAXや留守番電話で受注してきた同社が、どのようにクロスオーダーを活用して受注業務効率化に取り組んでいったのか、導入までの経緯や今後の展望をうかがいました。

大きく時間を割いていた、留守番電話の書き起こし

クロスオーダー導入前の状況について教えてください。

クロスオーダーを導入する前は、現在の倍の数のFAXや留守電を受けていました。
特に留守電の書き起こしにはかなり時間がかかるため、以前は現会長が毎朝3時〜4時ごろから受注作業をしていたそうです。
早朝から作業していたにもかかわらず、加工指示書（以下、指示書）が出るまでに待ち時間が発生していたことが課題でした。本来なら従業員の作業開始時刻は7時からですが、指示書が出なければ作業に取りかかることができません。
注文数が多い日は、指示書を出し終えるのに9時ごろまでかかることもありました。

クロスオーダーを使うことになった経緯を教えてください。

付き合いのある企業の紹介で、クロスオーダーを知りました。
それまでは社長が受注業務に当たっていたので、経営側が受注作業に時間を割かれてしまっている状況を変えたいと思っていたんです。
書き起こし作業のために人を雇うにも人件費がかかるため、そこをクロスオーダーで解決できないかと思い、導入する運びになりました。
また、IT導入補助金を使って低コストで始められることは、導入に踏み切るきっかけになりましたね。

お客様の状況に合わせることを第一に、クロスオーダーを普及

クロスオーダーを導入後、どのようにお客様に普及していったのでしょうか？

導入当初はコロナ禍で発注するお客様の数が限られていたので、「クロスオーダーをやってみませんか？」といくつかのお客様を回ることから始めました。
その後、「クロスオーダー始めました」という内容のチラシを作り、配達員に配ってもらいましたね。チラシを見てすぐに使ってくださるお客様もいれば、クロスオーダーでの発注について問い合わせの電話をかけてこられる方がいたりと、反応はさまざまでした。

クロスオーダーを使っていただくにあたり、心がけていたことはございますか？

弊社は長年お付き合いしているお客様もいるので、案内はお客様の状況に合わせて焦らず慎重に取り組んでいます。
急進的に「今後はクロスオーダーでしか受け付けません」と伝えるのではなく、「クロスオーダーというLINEで注文できる方法があるんですけど、いかがですか？」というようなゆるやかな案内で、あくまでもお客様ファーストの姿勢でいることを大切にしました。
今はFAXや留守電での受注も継続しつつ、お客様の半数ほどにクロスオーダーを使ってもらっています。

業務時間を半分に削減！業務効率化で労働環境も改善

クロスオーダーを導入して、受注作業に変化はございましたか？

留守電を聞く時間など、受注にかかっていた作業が以前の半分にまで削減されました。
作業開始の7時前にはすべての指示書が出し終わるので、7時から勤務する従業員が指示書を待つ時間なく作業を開始できています。
導入前は、繁忙期になると人員を増やして受注作業をする必要がありましたが、今は受注状況に左右されることなく、日々同じ人数で決まった時間内に作業ができるようになりました。
従業員が出勤してすぐに作業に取りかかれるようになったことは、とても大きな変化です。

その他に、改善された点などはございますか？

電話やFAXで起きていた、お客様との言った言わないのすれ違いによるトラブルがなくなりました。
クロスオーダーは履歴が残るので、お互いに注文内容を確認することができとても役立っています。

昔ながらのやり方は継続しつつ、新しいことにも取り組んでいきたい

今後の展望はございますか？

商売繁盛を主軸にしつつ、新しいことにも柔軟に対応し、時代に合わせて働き方や労働環境を変えていきたいですね。そうしなければ新しい人が入ってきませんし、会社の未来にも繋がりません。
クロスオーダーを導入してから、とても大変だった書き起こしの作業が短縮したりと、受注業務が大幅に改善されました。今後はFAXや電話といった昔ながらのやり方は残しつつ、クロスオーダーを活用してさらなる業務改善をしていきたいです。

最後に、導入を検討中の卸売業者さんに向けてメッセージをお願いします。

クロスオーダーを導入して、作業にかかる人手や労力が格段に効率よくなりました。
特に、中小規模の企業では作業に苦労されている方が多いと思いますが、業務効率化のみならず、働き方などの労働環境を改善するための一歩として、クロスオーダーは良いきっかけになると思います。