トップ営業マンが「背中で見せる」給食卸のFAX脱却・連携拡大術 

福岡県に拠点を置き、学校給食から病院、保育園・幼稚園、介護施設まで4つの業態に向けて食品卸事業を展開されている筑紫フードサービス株式会社様。昭和51年に現在の社名となってからも、約50年にわたり業界を牽引する老舗企業です。同社では、受注の90%以上がFAXというアナログな環境に長年悩まされていました。しかし、「クロスオーダー給食」の導入から約1年で100施設以上との連携を実現。特筆すべきは、単なる連携にとどまらず「アクティブ率約*90%」という驚異的な利用率を誇っている点です。
今回は、営業次長様、営業担当者（推進リーダー）様、システム担当者様に、導入前の苦労から、圧倒的な成果を生み出した連携拡大の秘訣、そして今後の展望について詳しくお伺いしました。
*アクティブ率：連携施設数に対し、アクティブ利用している施設の割合。 直近30日以内に1件以上の注文実績がある施設を「アクティブ」と定義。

アナログな受注体制が招いた「暗記と手入力」の限界

導入前は受注業務においてどのような課題を感じていたのでしょうか。

一番の課題は、受注の90%以上がFAXだったことです。手書きの殴り書きやExcelを印刷したものなど様々で、読み落としや入力ミス、さらには「言った・言わない」のトラブルが時折起きていました。特に事務員にとって負担だったのが、商品規格の暗記です。お客様から「みかん缶を3kg分」とFAXが来ても、1号缶が何kg入りなのかを頭の中で計算して割り出さなければなりませんでした。また、給食関係は午前中からお昼にかけて発注が集中するため、伝票入力が追いつかずに事務員が定時を過ぎて残業することも少なくありませんでした。

給食特化の機能性と、心を動かした「クロスマートの熱意」

デジタル化を検討される中で、「クロスオーダー給食」を知ったきっかけと導入の決め手を教えてください。

実は以前から、「FAX9割の現状をなんとか改善したい」という思いは社内にありました。他社の受注システムも検討しましたが、外食向けのものが多く、給食特有の「使用日ごとの管理」や「部門ごとの振り分け」に対応できず、根本的な解決にならないと感じていたのです。そんな時、私たちが加盟している給食業界団体からの紹介がきっかけでクロスオーダーを知りました。一度はお断りしたものの、業界内のつながりを通じて再度ご提案を聞く機会があり、その安心感と信頼感から導入を決断しました。給食専用として部門別・曜日別対応ができる点が大きな決め手でしたね。
あとは、クロスマートの営業担当の情熱もすごかったですよ。

トップ営業マンの流儀：連携数NO.1を支える4つの工夫

実際にお一人で44施設（社内2位の2.4倍）を連携し、高いアクティブ率を維持している秘訣や現場での工夫について教えてください。

まず案内の前段階として、各営業に施設側のネット環境やPCの有無を事前調査させる2段階のステップを踏んでいます。その上で、一番FAXの量が多く改善効果の高い市内の保育園から攻めて初速を上げました。実際の案内において、私が大切にしている「4つの工夫」をお伝えします。
まず1つ目は、あえて「会社の方針としてクロスオーダーに切り替えていただくことになります」とご協力して頂く形でアナウンスをしています。日頃のお客さんとの関係構築と信頼関係があるからこそ言えることですが、「今みたいに紙でやってたら遅れていきますよ」と言い切る強気の姿勢が案外大事なんです。
2つ目は、体験なき案内は伝わらないので、「まず自分でやってみる」ことです。最初はお客様の発注書を見ながら、自分で何件か代理発注を試してシステムを覚えました。自分が体験して完全に理解しているからこそ、お客様にも自分の言葉で説明できますし、提案する際にも説得力が生まれます。この私の背中を見て、後輩たちも自発的に代理発注をやり始める良い流れができています。
3つ目は、「40代後半の方がバリバリ使えています」と伝えるトーク術でハードルを下げることです。うちの第1号ユーザーは40代後半の方なのですが、その実績を伝えるだけで、若い方への案内でも「難しいことをさせられる」という概念を外すことができます。「Amazonみたいにポチポチ押すだけでいいよ」と説明すれば、実際みんな簡単にこなしてくれます。
最後は、「わからなければ、クロスオーダーサポート窓口へ」と繋ぎ、自走させる仕組みを整えることです。QRコード付きの招待チラシを渡し、「分からなかったらサポートの番号があるのでここにかけてください」と伝えています。私は「まずはログインする」ことに執着しているので、登録さえ済ませてしまえば、あとは皆さん自然と使ってくださるようになります。

【参考】社内における担当者別の連携実績（一例）

締め時間の明確化、残業ゼロへ。施設からは「めっちゃ簡単！」

導入後、社内の業務やお客様の反応にどのような変化がありましたか。

一番目に見える変化は、伝票を打つ事務員の業務量が劇的に穏やかになり、定時内でしっかり業務を完了できるようになったことです。以前はFAXが届くたびに融通を利かせて対応していましたが、クロスオーダーでは「11時締め切り」とシステム上で明確に設定されます。締め切りを過ぎると変更不可になるため、結果的にお客様も意識して早めに発注してくださるようになりました。お客様からの評判も非常に良いです。「めっちゃ簡単になった」「商品規格が画面上で分かるので見やすい」「いつも頼むお気に入りリスト（テンプレート）があって便利」といった嬉しい声をたくさんいただいています。画面上で重量や単位がひと目で確認できるようになったため、事務員が過去の履歴を調べて暗記に頼ったり、計算し直したりする作業も完全に解消されました。

次なる目標は、余剰時間を活かした「新たな価値創造」

これからの展望についてお聞かせください。

現在は約100施設と連携していますが、対象となる約400施設すべてに広げていくのが次の目標です。まずは導入のしやすかった保育園からスタートしましたが、今後は広域の保育園や、その他の施設へも水平展開していきたいと考えています。社内的には、クロスオーダーの導入によって事務員の入力業務が大きく削減された分、その余剰時間を活かして、将来的には経理業務のサポートなど、より他の有意義な業務へシフトさせていく計画です。売上を上げるために人を増やすのではなく、システムに力を借りて現場を効率化し、組織をより筋肉質にしていきたいですね。また、今後はカタログ機能もさらに活用していきたいと考えています。お客様からの「あの商品ある？」といった問い合わせ電話自体を減らすことで、営業と事務の双方の負担をさらに軽減できるはずです。画像が準備できていない商品でもまずは一覧として公開するなど、現場で工夫しながら活用を進め、さらなる業務改善と売上アップを目指していきます。

 クロスマートや、業界全体に向けたメッセージがあればお願いします。 

「今後はさらに多くの企業様に本サービスをご利用いただき、機能の活用方法や改善のヒントを共有し合うことで、システム自体がより一層進化していくことを願っております。そうした連携が、弊社のみならず、お客様にとってもより利便性が高く、価値あるサービスへと繋がっていくはずです。実際、発注者側の機能も日々改善されており、私どもの要望を迅速にアップデートへ反映していただいた実績もございます。これからも共に業界のDXを牽引するパートナーとして、期待しています。

【クロスマート担当者からのコメント】

筑紫フードサービス様は、アナログな受注環境から一歩踏み出し、現場の営業担当者様が自ら体験し、背中で見せることで組織全体を動かした素晴らしい事例です。特に「4つの流儀」にまとめられたリアルなトーク術や、エラーを防ぐための二重チェック、そして「わからないことはサポートへ繋ぐ」といった自走の仕組み化は、システム導入に悩む多くの卸売業者様にとって大きなヒントになるはずです。また、ご要望いただいたカタログ機能の拡充（商品一覧の効率的な掲載など）も含め、今後もさらなる売上アップと業務改善に向けて、クロスマート一同全力で伴走してまいります！