クロスオーダー導入でペーパーレス化に成功、バックオフィス業務軽減による生産性向上も

兵庫県神戸市でコーヒー豆の加工や卸、直営喫茶店の運営などを手掛ける『神戸珈琲』さん。デジタル化・ペーパーレス化による社内の生産性向上を検討していたときに出会ったのがクロスオーダーでした。導入のきっかけや導入後の効果についてお伺いしました。

LINEと同じ感覚で受発注できる点が導入の決め手

クロスオーダー導入前の状況を教えてください。

もともとは電話とFAXによる注文が主流でした。FAXを受信したら内容をチェックして出荷し、注文用紙は経理担当者が1人で販売管理システムに入力をしていました。

ペーパーレス化・デジタル化が叫ばれている今、毎日大量の注文用紙が届く様子を見て、受発注業務における業務改善が必要だという認識を持っていたのですが、具体的な方法が決まっていなかったのが当時の課題です。

また当時は生産性を上げることを考えており、バックオフィス業務である経理部門の作業をできるだけ省力化し、生産部門に人員を回す方法がないかを模索していました。

クロスオーダーを知ったきっかけを教えてください。

クロスオーダーを知ったきっかけはクロスマートから送られてきたFAXチラシです。日々たくさんのFAXDMが届いており、ほとんどは廃棄してしまうのですが、ちょうど「今の業務を何とかしたい」と思っていたタイミングだったので、クロスマートからのDMが目に入り、残しておいたことを覚えています。

クロスオーダー導入の決め手は何だったのでしょうか。

他の受発注システムも調べていたのですが、クロスオーダーは多くの人が使っているLINEというツールを通して発注ができる点に魅力を感じました。

例えば新たにアプリやシステムを導入しようとすると、マニュアル化が必要ですし、慣れるまでの抵抗感があります。その点、クロスオーダーはLINEと同じ感覚で使えるので使い勝手が良さそうだと感じました。

また他社のツールに比べて価格が抑えられているので、万が一失敗しても許容できる範囲だったのも決め手のひとつです。他社のパッケージだと、一度入れたら後に引けないレベルの金額になることもありますから、気軽に試しやすい点がポイントですね。

バックオフィス業務が軽減し、人員を他の業務に回せるように

導入時の社内の反応はいかがでしたか。

業務の量や時間、FAXの紙が軽減されることが期待されていたので、社内からは特に大きな反対もなく、スムーズに導入できました。

導入直後は本社と直営店間のやり取りにクロスオーダーを使うところから始めました。取引先とのやり取りに使うのが一般的だと思いますが、まずは社内で導入して実際に使ってみるところから始めたのもスムーズに導入できた一因かもしれません。

社内やお客様にはどのように展開されたのですか。

社内の直営店への展開は、まずアンテナ店舗を1店舗立て、そこで専属メンバーに徹底的にクロスオーダーの使い方を覚えてもらいました。その後は専属メンバーが1ヶ月近くかけて各店舗を回りながら横展開した形になります。

外部のお客様にはまずクロスオーダーの登録だけをお願いしました。そこからクロスオーダーのメッセージ配信機能を使って発注方法をご案内をし、営業担当が直接チラシを持ってご案内し、さらにその場でお客様に試していただくようにしました。やはり最後の一押しが大事で、一度便利さを実感していただけるとトントン拍子に導入が進みます。

特に年配のお客様は、これまでの注文方法からクロスオーダーに変更することに難色を示されることもありますが「LINEならお子さんやお孫さんともやってますよね」とご案内し、実際に使ってみて「これならできる」とご理解されると導入もスムーズです。

クロスオーダー導入後の効果はいかがでしょうか。

これまでは本社に電話注文が来た場合、事務員が注文を受け付け、そこから営業へ連絡をしていたのですが、
クロスオーダー導入後はお客様からの注文を直接クロスオーダーで受け付けるようになったので、本社での営業担当へ取次ぐ電話応対の時間が大幅に削減しました。
現在では、事務員は別の業務も手掛けられるようになっています。

リスクの少ないクロスオーダーは導入する価値あり

今後の貴社の展望について教えてください。

引き続きデジタル化による生産性向上を図っていきます。無駄に労力をかけている部分は積極的にデジタル化を進めることで、浮いた時間をお客様とのコミュニケーションに時間を費やせるようになります。そのとき我々がもっとITの知識を身につけていれば、お客様のストレスを減らすことができるかもしれません、そういう形を作りながらリスクヘッジをする必要があると思っています。

最後にクロスオーダーを検討している企業に一言お願いします。

クロスオーダーはリスクが少ない唯一のシステムです。逆に言うとクロスオーダーを導入できないようであれば、おそらく社内のデジタル化を進めることは何もできません。導入してみる価値は十分にあると思います。