ベテラン頼みの早朝業務が30分短縮！「クロスオーダーAI音声発注」が実現した業務効率化と働き方の変化

飲食店への卸売業において、営業時間外の留守番電話を使った「音声注文」は欠かせない業務のひとつです。しかし、その「書き起こし」は属人化しやすく、多くの企業が課題を抱えています。今回は、長年この課題に悩み続けてきた企業が「クロスオーダーAI音声発注」を導入し、業務効率と労働環境にどのような変化が生まれたのか、株式会社小室商店様に詳しくお話を伺いました。

ベテランの「職人技」に頼る、早朝45分間の書き起こし業務

はじめに、導入前の課題について教えてください。

以前は、専門の担当者が毎朝5時半に出社し、夜間にたまった留守番電話の注文を一人で書き起こす、という作業から一日が始まっていました。この作業には毎日40分から45分ほどかかっており、担当者の大きな負担になっていました。
この書き起こし作業は、長年の経験と知識がなければ務まりません。お客様によってはビールの銘柄を言わずに「ビール」とだけ注文されることもありますが、ベテラン担当者なら「このお店ならキリンビールだな」と即座に判断できます。新人では商品知識が追いつかず、お客様ごとの言い間違いの癖まで把握するのは不可能です。そのため、業務が完全に俗人化してしまい、新人が定着しにくいという課題も抱えていました。

まさに職人技ですね。解決策は以前から探していたのでしょうか。

はい、録音した音声を文字に変換する仕組みは長年探し続けていました。他社の書き起こしサービスなども検討しましたが、費用が高額だったり、書き起こしの精度が実用レベルではなかったりと、導入には至りませんでした。
そんな中、クロスマートの営業担当の方から「クロスオーダーAI音声発注」の提案を受けました。正直、これまでも同じようなサービスで失敗してきたので半信半疑でしたが、テスト期間を設けてもらえたので、「まずは試してみよう」と導入を決めました。

出社時間を変えた圧倒的な業務効率化

実際に導入してみて、効果はいかがでしたか。

効果は絶大でした。一番大きいのは、朝の業務時間が大幅に短縮されたことです。
以前は45分かかっていた書き起こし作業が、今では15分ほどで完了します。うまく聞き取れていない箇所だけを聞き直せばいいので、担当者の出社時間も遅くすることができ、負担を大きく軽減できました。社員も「朝の30分は大きいよ」と話しています。
また、これまでベテランでなければ不可能だった聞き取り作業の大部分をシステムが担ってくれるため、新人でも対応しやすくなりました。業務の属人化が解消され、誰でも同じ品質で作業できるようになったのは、組織として非常に大きな一歩です。

さらに副次的な効果として、社内で受注業務に関する愚痴がほとんど出なくなりました。ストレスが減り、社内の雰囲気も良くなったように感じます。

現場の声が進化の鍵。サービスの未来への期待

現場で実際に使われている方から、どんなお声があがっていますか。

ベテラン担当者からは、音声の再生速度を1.5倍にできる機能が好評です。慣れている人間からすると、倍速で聞いても正確に内容を把握できるので、時間の短縮に繋がっています。
一方で、書き起こしに失敗した箇所がもう少し大きな文字で表示されると、見落としがなくて助かるという声もあります。また、お客様にはそれぞれ言い間違いの癖があるため、AIが気を利かせて自動修正するのではなく、「聞こえたままを正確に書き起こしてほしい」という要望が強いです。間違っていると分かっていれば、こちらで「いつもの商品だな」と判断できますからね。

最後に、今後のクロスマートへの期待を教えてください。

私たちの業界でも、今後は海外の方々が働く機会がますます増えてくると思います。そうなれば、日本語だけでなく、多言語に対応した注文システムが必要になるかもしれません。お客様の母国語で注文した内容が、日本語に自動翻訳されて私たちに届けられるようになれば、さらに働きやすくなるでしょう。

「クロスオーダーAI音声発注」は、私たちの長年の課題を解決してくれた画期的なサービスです。これからも現場の声を吸い上げて、さらに進化していくことを期待しています。「DXと言えばクロスマート」と言われるような、日本一の企業へと成長されることを期待しています。

クロスマート担当者コメント

今回は貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。
長年の課題となっていた早朝業務が少しでも楽になったと伺い、私たちとしても本当に嬉しく思います。
お客様のお声は、サービス改善にとって何よりのヒントです。
「もっと使いやすく！」を目指して引き続き取り組んでまいりますので、些細なことでもお気軽にお知らせください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします！