労働時間が2/3に削減、クロスオーダー給食がもたらした業務改善と未来への期待

「食を介して健康と笑顔と満足を創造する」を経営理念に掲げ、病院や福祉施設、学校・保育園等への食材の配送、管理栄養士による献立の食材をキット販売するサービス、減塩調味料をはじめとするオリジナル商品開発など、食に関連するさまざまなサービスを提供しているライフプロモートさん。以前は他社の受発注システムを導入していたものの、発注側・受注側ともに課題を抱えていたため「クロスオーダー給食」に切り替えました。その導入経緯と得られた成果についてお話を伺いました。

既存システムでは対応できなかったイレギュラー対応と発注業務の効率化を実現

まずクロスオーダー給食を導入いただいたきっかけを教えてください。

クロスオーダー給食を知ったのは、日本給食サービス協会経由でクロスマートの営業担当を紹介されたのがきっかけでした。すでに別の受発注システムを利用していたので、最初はクロスオーダー給食にはあまり魅力を感じなかったのが正直なところです。
しかし、お話を伺っているうちに「もしかしたら今抱えている課題感をクロスオーダー給食で解決できるのでは」と思うようになり、まずは課題解決につながるか試してみるために導入を決めました。

当時はどのような課題を感じていたのでしょうか。

受注側・発注側ともに課題を感じていました。まず受注側の課題は、納品カレンダーをシステムに取り込めなかった点です。ライフプロモートでは業者とのやり取りがあるため、例えば「今日の15時半になったら◯日に納品する分の受注は締め切る」といったスケジュールを「納品カレンダー」として各給食室に配布・運用をしています。
以前のシステムはこの納品カレンダーが取り込めず、受注締め切りは「4営業日前」に固定されていたため、例えばゴールデンウィークやお盆、年末年始など、イレギュラーな納品スケジュールが組めませんでした。ライフプロモートとしては受注を締め切っているにも関わらず、システム上はまだ受け付けられる状態だったので、非常に混乱してしまうのが受注側の課題でした。

発注側の課題は、納品日に合わせた注文をしなければならなかった点です。給食は事前に献立が決められているため、食材の使用日に合わせて発注をかけます。例えば「この食材は賞味期限が短いから前日に納品してもらおう」「この食材は冷凍品だから2～3日前の納品でも大丈夫だろう」といった形で、献立をベースに発注する食材と納品日を決めるのが一般的です。
しかし以前のシステムは給食に特化しているものではなかったので、Amazonや楽天のように「この納品日に欲しいもの」をベースに考える必要がありました。この方法だと一つの献立に対して「前日に納品するもの」「3日前に納品するもの」といった形で複数回の発注と確認をしなければなりません。これは非常に煩雑でした。

受注・発注業務ともに、効率化と労働時間の削減に成功

実際にクロスオーダー給食を導入した成果についてお聞かせください。

受注側からは、受注の締め作業が非常に楽になったという声が上がっています。前述のとおり、以前のシステムでは「すでに受注を締め切っているものが発注されてしまう」ことがあったので、そのチェック作業が煩雑でした。クロスオーダー給食の場合は、納品カレンダーを柔軟に設定できるので、締め切っているものが発注されることがありません。
締めのチェック作業が不要になったので、あとはクロスオーダー給食からデータを基幹システムに取り込むだけのシンプルな作業だけになり、ライフプロモート・アグリライフ双方の受注時間の削減につながりました。

また、人的リソースの削減にもつながっています。以前のシステムのときは3名体制で受注作業をすることが多かったのですが、クロスオーダー給食にしてからは完全に2名体制で回せるようになりました。

発注者側目線での成果はいかがでしょうか。

以前のシステムは献立連携ができていたものの、前述の通り納品日ごとに細かく発注を分ける必要がありました。クロスオーダー給食は献立に使うものが一覧で表示され、それぞれに納品日を設定できるため、一度の作業で発注が完了するのが良かった点です。

以前のシステムを導入したときは、発注者側から「便利になった」という声はなかったのですが、クロスオーダー給食を導入してからは「使いやすくなった」と喜びの声が上がっています。給食に特化したシステムなので、現場の業務にマッチしているのでしょうね。

受注作業が楽になったとのことですが、どのくらいの時間を削減できましたか。

全体で約3000時間あった総労働時間が約1900時間、約2/3にまで減りました。残業時間も80％ほど削減しており、ほぼ定時で帰れている状況です。さらに有給休暇の取得率も上がっているので、労働環境が非常に良くなったと実感しています。

業界のデジタル化を推進するために、今後もクロスオーダー給食を発展させてほしい

今後、クロスオーダー給食に欲しい機能があればお聞かせください。

発注者から多くいただくご要望の1つが画像の挿入です。私たちは食材だけでなく備品も発注しているので「いつものこの商品がほしい」というときに画像があると非常に便利だと思います。弊社では備品も取り扱っているのですが、例えばプリンタのインクのように、機種によって使えるものが異なる場合は商品画像があると間違いがなくなるので安心です。
受注側からは、突合スキップができるようにしてほしいと要望があります。発注側はCSV一括注文を多用しているので、受注側画面との突合作業が煩雑で、突合ミスも発生しているのが現状です。例えば商品コードを持っている場合は突合スキップができるようになると良いと思っています。

これらの開発要望はすでにクロスマートさんにお伝えしているので、今後システムに反映されるのが楽しみです。

最後に一言メッセージをお願いします。

クロスオーダー給食を導入した現場からは「業務が改善した」という意見を多く耳にしています。
クロスオーダー給食のような良い仕組みがあれば、現場も積極的に活用したいと思うはずです。実際に使ってみたユーザーの要望や意見を取り込んでいただくことで、さらに便利なシステムになることを期待しています。

給食業界はデジタル化があまり進んでいない業界なので、クロスマートさんには今後も良い仕組みを作っていただき、一緒に業界の課題を解決できると嬉しいですね。

クロスマート担当者コメント

ライフプロモート様では、別のシステムからの切り替えということで、ご期待を超えられるか…正直、当初は不安もありました。
しかし、スピーディに現場のご意見を取りまとめ、勉強会も積極的に進めていただいたことで、契約開始からわずか3ヶ月で完全切り替えを実現。さらに、現場の方から「使いやすくなった」というお声をいただき、とても嬉しく感じております。

また、ご要望いただいた画像の挿入は、新しくリリースしたカタログ機能で解決できるようになりました！突合スキップに関しても、早速社内で開発チームに連携し開発を進めています。こういったご要望をあげてくださることで、より良いサービスの提供につながっています。本当にありがとうございます。

さらに業務の効率化や利便性向上を一緒に実現できるよう、引き続き”共に”業界の課題解決に取り組ませてください！