「クロスオーダー給食」導入で1日1時間以上の業務削減と、理想的な「攻めの事務」体制を実現

栃木県に拠点を置き、食品の卸売業を展開されている株式会社明治フードさん。特に、病院や福祉施設向けの治療食・高齢者食、事業所給食、量販店向けの惣菜素材といった、専門的なニーズに応える食品提供に強みをお持ちです。今回は、本サービスを導入いただいた株式会社明治フード様に、アナログな受注業務が常態化していた導入前から、導入後の変化、そして同社が推進するDXの未来像について詳しくお伺いしました。

ほぼ100%のFAX・手書き受注と、それに伴う「受注ミス」

まず、クロスオーダー給食を導入する前は、どのような方法で受注されていましたか？

DocuWorksを活用しており、FAXのペーパーレスは進められている状態でした。
その他に、ルート配送をしている営業担当がお客様先を回った際に、手書きの発注書を直接もらってくるというケースも多かったんです。FAXも難しい、まさに「黒ヤギさん（お手紙交換）」のような世界でした。

それは大変ですね……。当時、特に改善したいと感じていた課題は何でしたか？

一番は、事務所での入力作業の負担と、それに伴う「受注ミス」です。
手書き文字が読みづらく、お取引先様に確認電話をする手間がかかっていたり、お取引先様の注文数の小数点計算でのミスが多かったりと、事務スタッフは苦労していました。こういった確認電話も、お取引先様が営業している時間しか電話がつながらないので、結局保留FAXが溜まってしまい、配送時間の調整が必要になるんです。

受注ミスが発生すると、結局、営業担当がお客様先に謝りに行くことになります。「謝るのはこっちだぞ」と、事務と営業の関係性が悪くなることもあり、これは何とかしなければいけないと強く感じていました。

長年の課題だった「受注ミス削減」と「給食業態への対応力」

そこで「クロスオーダー給食」を導入いただいたわけですが、決め手は何だったのでしょうか？

実は数年前に一度、外食向けのクロスオーダーのお話を伺ったことがあったんです。ただ、当時は弊社が外食メインではなかったため、見送っていました。

今回、弊社のメインである「給食」業態、特に施設様に合わせた細かい対応ができるという点で、「クロスオーダー給食」が最適だと判断しました。
長年の課題であった「受注ミスがなくなる」という点への期待が何よりも大きかったです。とくに、事務スタッフが悩まされていた小数点計算が必要な部門別入力ができる点は感動しました。
給食業態に対応でき、かつミスを削減できるなら、と導入決定まで非常に早かったですね。1週間もかからなかったと思います。

1日1時間以上の業務削減！空いた時間で「攻めの事務」へ

実際に導入してみて、どのような効果がありましたか？

効果は絶大です。まず、業務時間が劇的に削減されました。
とくに、クロスオーダー給食の利用取引先が多い宇都宮支店では、1日あたり1時間以上の受注関連業務を削減できています。

1時間以上は大きいですね！その空いた時間は、どのような業務に充てられていますか？

受注入力に追われていた時間を、本来やるべきだったマスタメンテナンス（商品情報の整備）や、営業サポートに充てられるようになりました。
例えば、事務員からお客様に『新しいカタログが出たので、こういう商品もいかがですか？』とプラスの提案ができるようになる予定です。これにより、理想的な時間の使い方が可能になると確信しています。

また、営業が謝りに行くことも少なくなりました。社内の雰囲気も非常に良くなったと感じています。営業がクロスオーダー給食をお取引先様に案内するやる気もますます出てきているので、今後も導入数は伸ばしていけると思います。

「一緒にサービスを作っている」実感。要望の反映スピードに驚き

弊社のサポート体制についてはいかがでしょうか？

担当の鈴木さんの対応が本当に素晴らしく、いつも感謝しています。
一番驚いているのは、要望の反映スピードですね。展示会などで「ここがこうなったら嬉しい」と伝えた機能が、あっという間に実装されていたことがありました。「もう使えるの！？」と（笑）。
お取引先の施設様からも、「ここが使いづらい」といった声を事務員が電話口で直接いただくことがあるのですが、そういった現場の声をすぐにクロスオーダー側に伝え、改善に繋げてもらっています。

今は毎月定例会議を設けていて、その場で要望を伝えることもあるのですが、挙げた要望が次の会議では「実装済」になっているのが嬉しいです。まさに「一緒にサービスを作っている」という実感があり、非常にありがたいです。

クロスオーダー給食は第一歩。「現場のためのDX」を進めたい

最後に、明治フード様が今後進めていきたいDXについてお聞かせください。

弊社にとって、クロスオーダー給食導入はDXの第一歩でした。受注業務のデジタル化が実現できたので、次は「現場に負担をかけないデジタル化」をさらに進めています。

特に今、力を入れているのが顧客情報の管理です。
これまではベテランの配送ドライバーの頭の中にしかなかった「納品口はどこか」「このお客様の注意事項は何か」といった軒先情報、ルート営業が記載する日報からの情報、さらには見積もり提示回数といった情報を集約し、情報の属人化をなくすことでより現場の負担を減らすことを目指しています。
最近では、若手のルート営業から「こんなことができたら嬉しい」と声があがるようになってきました。

すごいですね！かなりDXが進んでいるように感じますが、理想を100とすると今何合目あたりでしょうか？

いや、まだまだ「半分（50%）」ぐらいですね。今後はAIなども活用して、さらに効率化できる部分があると思っています。

クロスオーダーにも、今後に期待することがたくさんあります。まだ残っているFAXをAI-OCRなどで完全になくすことや、蓄積された受注データを活用した付加価値（成分表の提供など）も期待しています。単なるツール提供に留まらない、コンサルティングのようなサポートをこれからもお願いしたいです。

クロスマート担当者コメント

明治フード様は、クロスオーダー給食の初期ユーザー様で、現場の負担を減らしつつ、業務効率化に積極的に取り組んでいただいています。
導入後も現場の声を積極的にフィードバックいただき、おかげさまで私たちもスピード感を持ってプロダクトに現場の声を反映させていただいております。今後はAI活用やデータ分析なども含め、さらに付加価値の高いサービス提供に努め、単なるシステム導入にとどまらない、更なる現場支援を進めていきたいと考えています。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。