注文履歴が双方で確認でき、お取引先とのすれ違い解消！クロスオーダー請求書も併用し全取引先での導入を目指す

三重県伊賀市にある総合卸売会社、『株式会社森永食品クック』さん。　

これまでの受発注サービスに課題を感じていらっしゃったところから、クロスオーダーを導入してくださいました。現在は、クロスオーダー受発注だけでなく、「クロスオーダー請求書」も活用してくださっています。

クロスオーダーはリアルタイムで商品登録が可能

クロスオーダー導入のきっかけを教えてください。

食品関連の展示会でクロスオーダーについて知りました。
これまでは他社の受発注サービスを利用していたのですが、使い方が難しく、使いこなせていない部分があったのです。とくに、商品登録した際、お取引先に承認いただかないと取引ができず時間がかかってしまう点など、リアルタイムでの更新が難しいことをネックに感じていました。そんなときにクロスオーダーを知り、すぐにお打ち合わせをさせていただきました。
クロスオーダーであれば、これまでネックだったリアルタイムでの商品更新もできるので助かっています。現在は、500件弱の取引先にクロスオーダーを使ってもらっています。

クロスオーダーの話を聞いたときの、率直なご感想はいかがでしたか。

これまでは電話とFAXによる注文が多かったので、これらが減らせるのはすごくいいなと思いました。特にFAXによる注文が多く、特に夕方過ぎの遅い時間の注文となると対応が大変でしたね。

お取引先には営業担当が直接案内、簡単な操作でスムーズに導入

クロスオーダーはスムーズに導入できましたか。

3〜4ヶ月ぐらいで比較的スムーズに導入できました。導入するにあたり、社内では特に抵抗がなかったのも良かったです。お取引先にご案内する際、どうしても一部のお客様はシステムに対して抵抗感を持たれることもありましたが、粘り強く案内しています。

お取引先にはどのように案内しているのでしょうか。

営業がお客様と直接会話し、その場で一緒にログインする、という形を極力とっています。ただ、弊社の営業メンバーは2名しかいないため、なかなかすべてのお取引先に直接ご案内するのは難しい状況でした。しかし最近ではクロスオーダーのアップデートもあり、お客様ごとにチラシを発行できたりと詳細機能も充実しているので、ますます案内しやすくなったと感じています。新規のお客様には、営業からそのチラシを持って案内しています。最初のログインさえしていただければ使ってもらえていますね。

また、クロスオーダーを使い始めたお客様の発注状況などの履歴も見ることができるので、直接サポートしやすく助かっています。
地方のお客様に対して使ってもらえるか不安もありましたが、基本的に使い方に関して難しいという反応はなく、使い勝手は悪くないようです。

毎月の請求書業務を大幅削減
請求書の既読状況もチェックできる

「クロスオーダー請求書」もご利用いただいておりますが、導入の背景を教えていただけますでしょうか。

従来は、請求書を郵送もしくは配達により、手渡ししている状態でした。そのため、郵送代、封筒代のコストがかかることに加え、投函の手間がかかってしまい、これらを効率化できればと考えていました。請求書業務のためだけに、毎月丸1〜2日はかけて対応していましたね。特に請求書は早く処理しなければならず、時間をかけるわけにもいきません。

クロスオーダー請求書の導入後はそういった手間がなくなり、一斉送信できるので楽になりました。また、システム上でお取引先が請求書を見たかどうか、既読チェックができるため大変助かります。もし反応がなければ再送信も簡単にできます。

現在はクロスオーダー請求書を試験的に運用しており、3月から本格稼働させていく予定で、それに向けて準備しています。お取引先には、請求書の送付時に、ご案内を入れてサービス開始を通知していきます。

すべてのお取引先でクロスオーダー請求書を活用できるようにすることが目標です。

電話やFAXによる誤発注を防止
発注履歴がシステムに残り、受発注状況を双方で把握

受発注サービスの導入による効果を教えていただけますでしょうか。

受注入力にかかる時間がかなり削減されたので、工数的には1日2時間以上は削減できていると思います。クロスオーダーで受注したデータを吸い上げてシステム連携しているので、入力ミスも減っています。また電話やFAXによるやり取りですと、発注した履歴が残らず言った言わないのすれ違いによってトラブルが発生することもありますが、クロスオーダーだと弊社とお取引先の双方に履歴が残るので、状況を確認しやすく大変役立っています。

クロスオーダーのLINE発注だけでなく、FAX-OCRも利用しております。一部読み取りエラーが出るため目視確認も行っていますが、従来のFAX注文にくらべると楽になったのもありがたいです。

今後は、お客様と1対1でメッセージのやり取りができたらとても嬉しいですね。電話するほどでもない、メッセージのやり取りが簡単にできたら便利だと思います。

これからも、受発注・請求書サービスともに確実に利用店舗を増やしていきたいです。