属人的だった受注業務をクロスオーダーで画一化、工数の大幅削減に成功

食の都・京都で創業し、珍味や高級食材を中心とした業務用食材を全国の一流料亭・ホテル・レストランへ提供している野田屋さん。豊富なラインナップを誇る食材でプロの料理人を支え続けている同社が抱えていたのが、属人化による受注業務の煩雑さでした。2023年9月よりクロスオーダーの受発注機能、販促機能、請求書機能の利用を開始された同社に、導入前の課題や導入後の効果についてお話を伺いました。

後発でも導入しやすいクロスオーダーの普及率の高さが決め手に

クロスオーダー導入前の受注はどのようにされていましたか。

当社の受注はFAXと留守番電話がほとんどで、あとはLINEやショートメールを使った営業への直接連絡で注文を受け付けていました。もともとは留守番電話で受け付けていたのですが、どのお客様からの注文なのかといった確認作業や書き起こし作業が煩雑だったのでFAXでの注文を増やし、最終的にFAXが60～70％、留守番電話は20～30％になっていました。

FAX中心の受注において、どのような課題がありましたか。

通常は担当者1名が受注作業にあたっていました。FAXは自社専門の用紙を作り、数量だけ入れてもらうようにしていたのですが、用紙の備考欄に追加情報が書き込まれていたり、お客様側で独自に付けられた名称で注文されるので担当者しか理解できなかったりするケースが多く、特に後者のように属人化された作業があると、担当者不在時に誰もカバーできず、過去の履歴を遡って調査する必要があります。

このような煩雑な作業が多く、付加価値の高い業務を増やせないことが課題でした。

課題解決のためにクロスオーダーを導入された決め手は何でしたか。

当初は他社受発注システムの導入を検討していたのですが、交友のある企業からクロスオーダーの評判を聞き、改めて比較検討しました。

決め手になったのはクロスオーダーの導入実績の多さです。発注手段として、すでに多くのお客様にクロスオーダーが浸透しているのであれば、後発の私たちにも十分メリットがあると考えました。クロスオーダーの普及率の高さは差別化につながる大きなポイントですね。

FAXや留守番電話での受注件数が激減、作業効率化に成功

社内やお客様へはどのようにご案内を進められましたか。

社内には定例ミーティングの際にクロスオーダー導入を説明しました。やはりFAXや留守番電話の処理が軽減されるのは魅力的だったらしく、スムーズに受け入れられました。

既存のお客様へは案内のチラシをお渡ししていましたが、当初は登録にまで至らないケースもありました。ただし一度使っていただければ便利さをご理解いただけるので、改めてクロスオーダーのメリットを熱量込めてご案内しようと考えています。

また新規取引の際には基本的にクロスオーダーをご案内しています。こちらは特に難色を示されることがないので、引き続き導入率を上げていければいいですね。

クロスオーダー導入後の効果はいかがでしょうか。

当社は始業が6時なのですが、繁忙期は受注作業のために4時半に出社することもありました。クロスオーダー導入後、FAXは1/3、留守番電話も1/5にまで削減できました。これまで1時間近くかかっていた作業が10～15分程度に短縮できており、今では4時半に出社する必要がなくなっています。

受注作業全体を見ても、留守番電話を聞いたり、FAXを仕分けしたり、お客様ごとに履歴を調査したりといった煩雑な作業がなくなったので、劇的な時間短縮に成功したと言えます。

販促機能や請求書機能もご利用いただいています。

現時点で販促に割けるリソースがないので、販促機能は今後、本格的な運用ができればと考えています。

請求書機能には非常にメリットを感じています。もともとは印刷した請求書に各営業メンバーが確認・押印し、事務メンバーが封筒に入れたものを配送時に手渡していたのですが、その手間が非常に煩雑でどうにかしたいと考えていました。

現在はお客様の半数が請求書のオンライン化を実現しています。営業1名あたり1時間近く作業時間を短縮できており、印刷コストの削減にもつながっています。

卸の作業効率化に欠かせないクロスオーダーがもっと普及してほしい

クロスマートのサポート体制はいかがですか。

定期的に新しい機能を案内してくれるのでありがたいですね。こちらからの要望に対するレスポンスも速く、機能改善の要望を出したらすぐに改善してもらえたので助かりました。

クロスマートへのコメントがあればお聞かせください。

クロスオーダーは食品卸売会社の作業効率化に欠かせないツールですし、ユーザーが増えれば導入に難色を示しているお客様も少なくなるはずです。さらに普及率をアップしていただければと思います。

クロスマート担当者から一言

野田屋様はクロスオーダーの利用ユーザー増加において、日々前向きに取り組んでくださっており、受発注の効率化だけでなく請求書機能の活用による「請求書の電子化」も実現されています。

今後、販促チラシ機能を活用した売上アップにも注力していかれるため、業務効率〜売上貢献まで幅広くクロスオーダーでお役立ちできることを嬉しく思っております。

またありがたいことに、日頃よりクロスオーダーの機能について貴重なご意見やご要望も頂いております。今後ともいただいたご意見をもとにアップデートしてまいりますので、引き続きよろしくお願いします。