社内だけでなく、お客様からも喜びの声。クロスオーダー請求書を導入して変わったこととは。

「導入してよかった、そう心から思っています。」

2000年4月に創業した株式会社ゼネラル・オイスターグループの完全子会社である「株式会社海洋深層水かきセンター」さん。仕入れた牡蠣をより安全においしくお届けすることにこだわり、全国の飲食店様へお届けしています。そんな株式会社海洋深層水かきセンターさんでは元々、受発注でクロスオーダーを使っていただいていましたが、今年の1月（2024年1月）からクロスオーダー請求書の導入も開始していただきました。今回は、クロスオーダー請求書を導入した経緯や導入するまでの道のり、導入後の変化について、ご担当の武藤さんにお話を伺いました。

既存システムとの整合性、これまでの安心感が決め手に。人員不足解消だけでなく、郵送代の節約に繋がる点も高評価。

クロスオーダー請求書の導入を検討したきっかけは何だったのでしょうか？

元々受発注を使っている中で担当の方からご提案をいただきました。弊社としても、紙で請求書を作成することが手間と感じていたんです。各自の仕事が忙しい中で、その作業をやりたい！という人がなかなかいませんでした。そのような中で、やはり請求書レス（ペーパーレス）を進めていこうという方針になり、導入に進みました。

会社全体、グループとしては別のサービスも検討していたのですが、グループの中で請求書をメインで発行しているのは私たち（株式会社海洋深層水かきセンター）だったため、自分たちで使うサービスを決めたい！と思いクロスマートさんを選びました。

クロスオーダー請求書を選んだ理由について聞かせてください。

大きな理由となったのは、既存システムとの整合性が取れている点です。他のサービスと比較した時に機能自体にそこまで差があるわけではありませんでしたが、絶対的に必要だったのが、既存システムから出したデータをそのまま使えるということです。クロスマートさんに聞いた際、クロスマートさん側で既存システムとの整合性が取れるようにカスタマイズしてくれるとのことだったので、大きな決め手となりましたね。また、元から連絡を取っていることも安心感に繋がっています。今もそうですが、連絡をするとすぐに電話を取っていただけるので非常に助かっています。

導入前の状況はいかがでしたか？

社員は3名なのですが、そのうちの1名が請求書を作成していました。請求書の作業を行っている2日間は、対応している社員は請求書専属状態でした。紙で送っていた数は、本社に送付する分だけだと月に180通ほどですが、店舗が多い場合はその店舗分も作成しなければなりません。多いところでは、店舗が20以上あったりするため、数はかなり多かったです。封筒に入りきらずに、2つに分けて送ったりもしていました。また、鑑（表紙）を付けなければいけない場合もあったため、そういった場合には手打ちで作って印刷したり、鑑をつけたりと、個社ごとの対応が多く発生していました。郵送代も月に2万程かかっていることもありました。人員不足の解消だけでなく、請求書を電子化することで、郵送代を節約できるというのも導入にあたって大きな理由の1つになったと思います。

「思ったよりノンストレスで、反対の声もなかった。」

今年からクロスオーダー請求書を活用いただいていますが、導入時はスムーズに進めることができましたか？

導入時は、思ったよりストレスなく進んだ、というのが正直な感想です。ただ、最初だけクロスオーダー請求書の導入案内をどこに送るか決めたり、親子関係の設定などをしなければいけない点が少し大変でした。ですが、大変だったのは本当に最初だけです。実際には予想を上回るくらいラクでした。また、これまでに付き合いが長い取引先様に対してテストしてから本番稼働できるのも非常に助かりましたね。テスト期間は1ヶ月で、最初は5店舗のみで行いました。

導入開始から本番稼働をするまでの流れについて、ご案内方法も含めて教えてください。

既存システムの設定見直しや親子関係の設定を、だいたい2ヶ月くらいで行いました。その後テスト送付を行い、テスト送付から3ヶ月くらいかけて本番稼働に移行しました。

案内は紙の請求書を郵送する際に同封して、LINE追加のQRコードと、自分のアドレスを記載しました。1月から4ヶ月間、毎月案内を送っています。同封する案内は、毎月少しずつ文言を変えていきました。最初は「電子請求書に切り替えたいと思います。」くらいのお知らせ文から始め、次は「切り替えます。」と少し強くしてから、最終的には「今後紙では請求書を送りません。」に変えました。送りませんに変えた途端、一気に登録してくれるお客様が増えましたね（笑）。

紙の請求書を送らないと案内した時、お客様から反対の声などはありませんでしたか？

特にそういった声はありませんでした。むしろ、今まで店舗に納品書を送ったりしていると紛失されることもあったので、本部が存在する会社などは、一括で全部確認できる、紛失の心配もないと喜んでいました。段階を踏んで案内したのが効果的だったと思います。

2日かかっていた作業が2時間に。請求書を送付できるタイミングも早まり、社内外で「導入してよかった」の声。

実際にクロスオーダー請求書を使ってみて、社内外の反応はいかがですか？

元々作業していた社員は、すごく楽になったと言っています。正直、導入する前は「自分にしかできない仕事」という自負もあり、それが電子化されることでなくなってしまうのではないかと難色を示していた部分もありました。しかし実際に導入してみると、作業が楽になって他の仕事に手をまわせると大変喜んでいました。

また、お客様からの反応も本当にネガティブなお声は少なく、驚いているくらいです。電子化を待っていた、もっと早く変えて欲しかったというような声をいただきました。お客様の中で仲の良い社長さんには、店舗ごとの請求書がすぐに見られるのがラクだと仰っていましたね。また、これまでは5営業日で請求書を発行していたため、お客様の手元に請求書が届くまで約1週間かかっていましたが、今では請求書を作成したその日の午前中に送れるため、請求書が早く受け取れるのが嬉しいというお声もいただきました。

時間や件数など、具体的に削減できた部分を教えてください。

まだ紙の請求書はゼロではないですが、大半はクロスオーダー請求書に移行して本当に数が減り、20社くらいになりました。今では1〜2時間ほどで請求書作成の作業が終わりますし、他の人でもできるようになったんです。クロスオーダー請求書上のメールとLINEの比率については、メールが減って、今ではLINEがほとんどです。新しいお客様に関しては元々LINEでご案内をしています。メールはもう2.3件、FAXも3件程度ですね。

再送付機能を有効活用。今後さらなる機能追加に期待。

使いやすい部分や改善してほしい部分などはありますか？

LINEで請求書を受け取るお客様は、発注したりメッセージがくると流れてしまうため少しだけ見づらいという声がありました。しかし、未読のお客様を確認できる機能と請求書を再送付できる機能のおかげで助かっています。未読のお客様に対しては、月初は何度も再送しています。再送付の機能は本当にありがたいですね。

また、受発注との連携はぜひ行っていただきたいです。受発注は私以外にも登録を行うのですが、請求書の方は店舗登録を行っているのが私だけなので、そこの差分がでてくるだろうなと気になっています。この点は今、クロスマートさんに依頼して改修を進めていただいています。

請求書以外でも何かご要望があればお聞かせください。

納品書の送付機能も早く使いたいです。配送センターの方に伝えたら、すぐにでもやってほしいとのことでした。期待大です！ぜひ開発をよろしくお願いします（笑）。

最後に、クロスオーダー請求書の導入を検討している卸さん向けに一言お願いします。

作業面で圧倒的に時間が短縮できますし、お客様目線で考えても請求書を早く届けられるという点で非常に助かっています。最初、起動に乗るまでの登録作業は少し大変ですが、その後は本当に本当に楽になって、導入して良かったと思うので、ぜひ使ってみてください。また、クロスオーダーを現時点で使っていないお客様でも、クロスオーダー請求書をきっかけに発注も電子化してくれることもあります。そういった点でもオススメですね。

クロスマート担当者コメント

「大変だったのは最初だけ」と仰っていただいていますが、時期が年末の繁忙期と重なったこともあり本当に大変だったかと思います。それにも関わらず、「楽になった」「導入してよかった」と感じていただけていることに感謝の気持ちでいっぱいです。

クロスオーダー請求書は日々卸売会社様からいただいたご要望をもとに、多くの機能をリリースしております。そのリリース1つ1つに、武藤様は「嬉しいです」「助かります」と言ってくださり、すぐにその機能を使ってくださるので弊社内には武藤様のファンが私含め沢山おります！（笑）

牡蠣を愛する武藤様、おいしい牡蠣を全国に届けてくださっている株式会社海洋深層水かきセンターさんの業務効率化のため、これからも伴走して参ります。今後ともよろしくお願いいたします。