クロスオーダーの機能をフル活用、受発注・請求・販促それぞれに感じた確かな手ごたえ

東京・中野を拠点に首都圏全体に酒類の卸売を展開している『柴田屋酒店』さんでは、受発注・請求書・販促とクロスオーダーの全機能を導入しています。それぞれの機能の活用について営業・経理・販促の各担当者にお話を伺いました。

【クロスオーダー受発注】
クロスオーダー導入で増えた提案の場

クロスオーダー導入後の変化について教えてください。

クロスオーダーは手軽に使えてスピードも速いので業務が効率化されていることを実感しています。また浮いた時間を使って、お客様に提案をしたり、注文履歴のデータ管理をしたりと、今まであまりできていなかった業務に着手できるようになりました。

お客様からの反応はいかがでしょうか。

注文が簡略化できるので評判が良いです。他社のツールは「検索して」「数量を入力する」という2ステップが必要ですが、クロスオーダーはマイリストに登録されている商品に数量を入力するだけなので、手数が少なくて済むところが受けているようです。

例えばラーメン屋のようにビールだけ注文をされるお客様の場合、注文のたびに商品を検索するのは手間ですが、マイリストに登録してあればそこに数量を入れるだけで注文できるので、そういうニーズをお持ちのお客様には特に喜んでいただいています。

導入にあたって、社内からの反応はいかがでしたか。

かなりポジティブだったと思います。LINEという普及しているツールを使うのでわかりやすいですし、営業提案の入り口が増えるという副次的な効果も見込めました。
社内システムを使えばLINEへの一斉通知はできますが、クロスオーダーの場合そこから注文にも繋げられるので、売上に直結する点が良いですね。

取引先へはどのようにご案内をしているのでしょうか。

まずは一斉メールでご案内し、さらに営業が訪問したタイミングでも個別にご案内をしています。その際、クロスオーダーに掲載してある商品カタログや、飲食店運営に役立つ情報が配信される公式ラインのQRコードが印刷されたマグネットをお渡ししています。
紙のチラシは捨てられてしまうこともあるのですが、マグネットですとレジ付近や厨房内に貼っていただけるのでお客様の手元に残りやすくなります。ですので、常に持ち歩いて配れるようにしています。

営業として、クロスオーダーを活用してよかった点を教えてください。

LINEによるお客様への提案機会が増えたのが一番大きいと感じています。自分たちで案内したお客様の数だけ、定期的に自動でご提案ができるのは大きなポイントだと思います。

また、営業が知らなかったお客様の需要を掘り起こせるツールとしてもクロスオーダーは活用できます。例えば「大衆居酒屋ではそんなにワインは出ないだろう」「イタリアンで日本酒は使わないだろう」とこれまでの経験やお店の様子から思い込んでいたのですが、実はイベントでスパークリングワインが必要だった、スポットで日本酒を提案したかったというケースが多々あります。一括でご提案できるようになったので、そういった需要を取りこぼすことが減りました。

特に取引先件数を数多く抱えていると、どうしてもそれぞれのお客様に対するご提案の手数が減ってしまいます。隠れたニーズを掘り起こし、そこから営業につなげることができるのもクロスオーダーの活用法として有用だと考えています。

【クロスオーダー請求書】
2日間の請求業務をクロスオーダーで大幅に軽減

導入前の課題を教えてください。

もともとは基幹システムから請求書を出力していたのですが、請求書の出力に1～2時間かかるので、2日間に分けて社内のプリンターを占有し、さらに出力した請求書をお客様ごとに封筒に入れていました。
最盛期には3日間請求業務にかかりきりになり他の業務に手を付けられない状態だったので、請求書のデジタル化が喫緊の課題でした。

また昨今「請求書の原本は必要ないのでPDFファイルをメールで送ってもらえれば良い」というお客様も増えているのですが、PDFを出力してメールに添付し、メールの本文を書くだけでも1件あたり10分近くかかってしまいます。そこで基幹システムのデータから一括で請求書PDFを作成でき、さらに直接メールで送信できる仕組みが要望としてありました。

ちょうどそのとき受発注業務にクロスオーダーを使っており、近々請求書サービスを開始するという話を耳にしたので、そこから導入に向けたやり取りをスタートしました。

導入後の効果について教えてください。

実は導入後第一弾となる請求書を今月発送したばかりです！紙の請求書と併用している段階ですが、管理画面の操作がシンプルで使いやすいので、請求作業全体の業務時間削減につながると期待しています。
また紙の請求書と違って、お客様が請求書を確認した時間が履歴として残るので、確認したかどうかすぐに把握できる点が便利だと思います。実際に先日1,002件の請求書データを送信したところ、3日経たずに317件のお客様にご確認いただきました。お客様にとっても、すぐに請求書を確認できるのはメリットが大きいと思います。

導入前は2,000件の請求書を4人がかりで丸2日かけて作成していましたが、今後全てのお客様において請求書の原本が不要となれば、この2日間をまるまる他の業務に充てることができます。これまでは請求書業務が最優先で、月次決算業務がどうしても後回しになっていたのですが、ここに月初から取り組めるようになれば、経営判断のスピードアップにも貢献できそうです。
そのような状況を目指すため、年明けから紙の請求書を廃止する旨をお客様にお伝えし、来春には完全廃止できるようにしたいと考えています。

▼実際にご案内いただいたチラシとこれまで使っていた請求書

請求業務に困っている経理の方にメッセージをお願いします。

システムやITに詳しくない、得意ではないという経理担当者も少なくないと思いますが、クロスオーダーを実際に使ってみて、直感的に操作できる請求書送信システムであると確信しました。ぜひ多くの会社でこの便利さを実感していただきたいと思います。

【クロスオーダー販促】
クロスオーダーのチラシ機能で隠れたニーズを掘り起こす

販促機能導入のきっかけを教えてください。

導入前はお客様に電話をかけたり、メルマガを送ったりしていたのですが、忙しいお客様にご興味をもっていただき、必要な情報をお届けするための何かが欠けていました。
またtoB向けの月刊誌を制作・配布していたのですが、紙媒体ではページ数に制限があるため、すべての情報を伝えきれない。もっと頻度高く発信してほしいというお客様からのニーズもあり、どうしたらいいのかを模索している状態でした。

さらにコロナ禍で新しい販売チャネルを増やしたいという課題があり、そのタイミングで広報からクロスオーダーの販促機能を紹介され、一度試してみようかという気持ちで導入したのがきっかけです。

販促機能を導入しての手ごたえはいかがですか。

安定した頻度でお客様に飽きさせない情報を届けることができるチラシ機能は効果抜群だと感じています。実際に開封率も高く、おかげさまで2023年1月から連続で目標予算を達成し続けています。

またチラシから売れた商品の履歴を確認することで、お客様のニーズを掘り起こすこともできています。例えば「馬刺しを扱うお店だからシャンパンは出ないだろう」と思い込んでいたところでも、実は出ることがある。このような隠れたニーズはたくさんあるはずなので、配信先は選別せず、チラシを必要としている全てのお客様にコンテンツを配信しています。
お客様からは「争奪戦」だという声もいただいています。本数制限がある商品やトレンド商品はすぐに売り切れてしまうので「予約機能が欲しい」というリクエストもあり、チラシを心待ちにしていただいていることを実感しています。

チラシを作るにあたって工夫していることはありますか。

血の通ったチラシにすることを重視しています。例えば担当者の名前を出してみたり、ウィットに富んだ表現を入れてみたり、人間性を出すことで親近感を持っていただけるようにしています。
またターゲットペルソナを考えてコンテンツを作ることを心がけています。例えばハードリカーであれば、少しマニアックでオタク心のあるバーの男性オーナー目線で内容を考えたり、デザイン性の高いワインなら、女性のソムリエに響くような紹介の仕方にしたりと工夫しています。

ここまで考えながらチラシ制作をするのは正直ウエイトの重たい作業ですが、やった分だけ数字に表れますし、結果にも残ります。お客様への説得材料としても使えるので、やる気になれる販促ツールですね。

▼クロスオーダーの商品カタログ機能からの発注も右肩上がり

販促機能やクロスオーダーについて一言お願いします。

チラシ機能の良さは自社のおすすめ商品を、多くのお客様に一斉に伝えることができる点です。また作り込みの自由度が高いので、熱意や努力次第でお客様にご満足いただける提案ができます。特にチラシは商品をわかりやすく掲載できるので、お客様が商品のビジュアルを見ただけですぐに注文できるのも大きなポイントです。

クロスマートはこちらからの要望を前向きに検討してくれるのが嬉しいですね。システム会社でここまで柔軟に対応してくれた印象がなかったので、クロスマートはそのイメージをいい意味で裏切ってくれました。これからの期待を込めてひとつ要望をお伝えさせていただくと、商品一つひとつにリンクを発行する機能を開発していただければと思っています。この機能が付くことで、チラシがより充実すると共に、お客様の使い心地アップにつながると確信しています。

クロスマート担当者コメント

柴田屋酒店様は2021年始めからクロスオーダーをご利用開始されており、導入当初から社員の皆様が前向きに進めてくださっています。今回あらためて、「導入してよかった」というお声をいただけて、とても感慨深いです。

また、クロスオーダーの各機能に対して「こういう風に改修したら更に使いやすいのでは？」とたくさんご意見をくださるので、機能を良くするためのコミュニケーションを欠かさず徹底しています。
今回新たに導入いただいたクロスオーダー請求書でもすでに喜びのお声を頂いていますが、ここに留まらず、文中にもある「紙の請求書廃止」ができてようやくゴールだと思っています。このゴールをいち早く達成することが、直近の目標です。

柴田屋酒店様のように、受発注・販促・請求とあらゆる部分をクロスオーダーに任せてくださったことで業務効率化が加速し、空いた時間を有効活用しているこの状態は、まさに私達がかんがえる理想のクロスオーダーの使い方です。
実はクロスオーダーは今後も開発を予定している新機能がたくさんあるので、より一層業務効率化していただけるはずです。引き続きご提案をしながら「経営改善プラットフォーム」としてお力添えできるよう伴走していきます！