クロスオーダー×RPAのセット導入で受注から伝票発行作業の自動化に成功。 

1953年に札幌市で創業以来、中国料理食材販売を通じて「食文化の創造・向上・普及」に努めてきた「晋南貿易株式会社」さん。中華食材を主体として、さまざまな商品の紹介、販売、配送をしています。晋南貿易さんは、クロスオーダー受発注とRPAを導入することにより、多くの手作業の自動化、効率化に成功しました。今回は、担当としてクロスオーダーの社内外への案内やRPA導入にご尽力いただいた松井さんにお話を伺いました。

早朝5時半から始まる1日。労務改善とミス防止を求めて。

クロスオーダー導入前の状況や受注作業の流れを教えてください。

FAX、電話、メールで1日300〜500件ほど受注していました。その中でもFAXが一番多かったです。留守電も、多い時で100件ほど入っている状況でした。

配送は朝便と午後便に分かれています。朝便は、事務の方が朝出勤してから留守電を聞いて手書きで注文内容を書き起こし、伝票に打つ作業を行っていました。長い時で3時間ほどかかっており、そのために朝早く出勤しなければいけませんでした。5時半に出勤して、伝票作成が終わるのが8時半頃です。その後に物出しや積み込みを行い、9時〜11時の間にトラックが出発していました。

午後便は13時〜14時頃に帰ってきたトラックに積み込みを行い、積み込みがおわり次第出発していました。朝便の受注処理に時間がかかればかかるほどトラックの出発、帰りも遅くなり午後便も後ろ倒しになります。そういった日はお昼を食べる時間すらなかったり、取引先から「まだ届かないの？」と連絡がきたりしていました。

受注処理作業に課題は感じていましたか？

FAXや電話、営業が代理で行う注文を手打ちしていたためミスが発生していました。また留守電も何を話しているのかわからなかったり、夜に営業しているお店だと朝は店員さんがいないので電話で確認もできなかったりと、とにかくミスが多発してしまう点が課題でしたね。さらに労務の改善が重要視されている時代にも関わらず、先ほどお伝えした通り、朝の便に間に合わせるために従業員が5時半に出勤している点も課題でした。「どうにかして改善しなければ」という意識を持っていました。

クロスオーダー導入を検討するきっかけと決め手は何でしたか？

1番最初のきっかけは、展示会でクロスマートさんがブースを出されていたことです。当時ちょうど、ミス防止や労務の改善という点で何か方法がないか模索しはじめていた段階で、社長がLINE発注や伝票の自動発行に興味があったのです。そのため、一度話を聞いてみようとクロスマートさんのブースに行きました。

決め手となったのは、お客様がLINEで発注できることですね。お客様側で商品を選んで頼んでくれれば、手打ちで行っていた伝票作成の手間がなくなりミスも減るのでは、と社長が決めました。受注作業のために朝早く出勤するのではなく、会社にきた段階で伝票が出来上がっていたら理想だなと思いました。

一方的なお願いではなく顧客に寄り添う導入案内で、高い継続利用率をキープ。

導入時の社内への案内はどのように行いましたか？

まずは社員、特に営業担当がクロスオーダーについて理解して、お客様に使ってもらいたいと思うことが第一歩だと思い、営業メンバーへの周知から始めました。平均年齢が50代ということもあり、スマホを持つことすら抵抗がある社員もいましたが、営業メンバー自身がLINEの操作に慣れてお客様にも説明ができるよう、社用携帯をガラケーからスマホに一新したのです。社内では、クロスオーダーに関することは私が担当になっていたため、最初に私が営業メンバーに対して全体会議で案内しました。

その後、営業1人1人に同行してお客様への案内を一緒に行い、同行できなかった場合でも、その場で営業がわからないことがあれば電話で操作方法などを伝えられる体制にしていました。「クロスオーダーについてわからないことがあれば松井に聞こう」という認識を持ってもらえるように努めました。何よりも社長が強く推していたことが追い風になったように思います。いち現場担当が導入を呼びかけるだけではなかなか動かない部分も、社長が自ら「クロスオーダーを導入するぞ！」と意思表示をしてくれたことで、社内全体としてもやるぞ、という雰囲気を作り上げることができました。社員が一丸になってこそお客様にも浸透させられるように感じます。

お客様への案内方法や当時の反応について聞かせてください。

お客様への案内を強化したのは約1年前で、営業が実際に訪問してLINE連携のサポートを行い、発注の仕方も説明しています。チラシを配っただけではなかなか登録してくれません。100通チラシを送ったとして、自力で登録してくれるのは1割の10人程度だと思います。そのため実際に足を運び、難しそうにしている方に対しては実際にクロスオーダーでの商品注文を体験してもらっていました。最初の方は、商品をスクロールして探すのが大変という声もありましたが、そういった方にはタブレットやウェブ版も案内して、何度も発注する商品は上に表示されることなども伝えつつ、慣れてもらうようにしました。

RPA×クロスオーダー、W導入で業務改善。
留守電も100件から5件まで削減。

RPAを導入しようと思った経緯は何だったのでしょう？

もともと伝票作成もすべて手打ちで、受注データをCSVに起こすのも手動だったため、もっと労力を減らして作業効率をあげたいと思っていました。そこでクロスマートさんに相談したところ、受注データと売上管理システムをCSV連携できるようにしていただきました。さらに売上伝票の作成まで自動でできる体制にしたいとお伝えしたところ、クロスマートの担当者から株式会社アイク・ラボ様をご紹介いただき、RPAによる受注業務の全自動化を叶えることができました。クロスマートさんには、「こうなったらラクだな、理想だな」と思ったことをざっくりと話しただけでしたが、株式会社アイク・ラボ様を紹介していただき感謝しています。

RPA×クロスオーダーの導入で改善された部分を教えてください。

クロスオーダーの商品マスタの更新、客先の登録、単価訂正、注文をすべてRPAが自動でやってくれています。そのため、注文に関することにはほぼノータッチで済むようになりました。唯一行うことは、夜中や朝方に発行された伝票をチェックすることです。精度も高く、100件中1件ミスがあるかないか、あってもお客様側の入力間違いですね。受注から伝票発行までの作業が丸々なくなった感じです。クロスオーダーだけでなくRPAも導入したことで、一気に作業効率が上がりました。

また、クロスオーダーを導入した時に目標としていたのが「留守電をやめること」でした。留守電による受注は基本的にLINEかメールに流し、元々あった100件の留守電が、今では多くても5件ほどになりました。またこれを機に当日配送もやめたため、LINEであれば夜中に注文して届くけれど、それ以外の場合は前日の営業日までに連絡をもらわないと当日に届けられません、という決まりにしました。お客様からしてもLINE発注の方がメリットがあると思います。朝早くきて留守電を聞いて書き起こす作業にかかっていた2時間〜3時間が削減されたのでとても嬉しいです。朝5時半の出勤も、7時半になりました。

注文店舗率※が94.8%と非常に高いですが、何が理由だと思いますか？

お客様任せにせず、丁寧にご案内することが継続して使ってもらえる理由だと思います。「クロスオーダーを使ってほしい」というのは弊社の一方的な願望です。こちら側からのお願いだけで終わらないよう、併せてしっかりと操作方法や使うメリットを伝えました。チラシを配って終わりにすることもできますが、チラシを見てLINEの登録まではできても、そこから注文するまで進むには説明が必要だと思います。だからこそ、実際に発注してもらうところまでセットでお伝えし理解してもらうことで連携後の利用率もキープできているのかなと思います。

※注文店舗率：クロスオーダーで月1回以上発注した店舗/クロスオーダーをLINEに登録した店舗。継続して使っている店舗の割合。

月初に家族と過ごす時間をつくるためにも、請求書の業務改善に期待。

クロスオーダー請求書も導入予定ですが、理由は何でしょう？

さらなる労働環境の改善をしたいこと、そして切手の値上げが請求書導入の理由です。請求書を電子化すれば切手代を節約できるため、業務効率をあげるだけでなくコストカットにも繋がると思い導入を決めました。その中でもクロスオーダーを選んだ理由は、初期費用がかからない点や助成金が降りることによる金銭面の安さと、受発注で使っているLINEを使えることで案内を含めた導入のしやすさです。

また、郵送代行機能がリリースされたことも大きな決め手のひとつです。取引先の2割は郵送でないと対応してもらえないだろうと予想していたのですが、これまでの請求書送付を続けた場合と郵送代行機能を活用した場合を比較したところ、費用的にもメリットがありそうだったので期待しています。年配の方も多くいる業界の中で、郵送もなく請求書を電子的にしか送れないとなると今後弊社と取引をやめる決定をされる方がいるかもしれないと思っていました。だからこそ、郵送代行機能は外せない部分でしたね。

請求書導入による今後の期待はありますか？

労働環境の改善の先にある私生活の充実にも期待しています。現状では、夜便のトラックが18〜19時頃に帰ってきた後、請求書の折り込みや封入も営業がやっています。請求書だけで1人100通分ほど行っており、加えて配達予定表、今週のおすすめチラシなども折り込んで入れているため、深夜23時までかかることもあります。慣れている社員でも、終わるのは早くて21時です。この時間をもっと削りたいです。

実は、社内に1日が誕生日の社員が3名います。しかし毎月1日は請求書業務に追われるため、社員が1番嫌いな日でもあるんです。1日誕生日の社員たちは、毎月忙しすぎて当日にお誕生をお祝いしたことがないと言っています。クロスオーダー請求書を導入して、請求書業務を改善することで、自分の誕生日を家族とお祝いしてほしいですね。

RPAと受発注の連携を通して感じたクロスマートの強みは何でしょう？

親身になって引っ張ってくれることですね。要望に対してすぐに対応してくれて、システムの変更も行ってくれました。スピード感や小回りが効くところがとても魅力的ですし、私たち中小企業は正直それしか求めていないと思います。役割分担が完全に分かれている大企業と違って臨機応変で、他社に任せないとできない部分でも要望をいえば合わせて動いてくれて、一緒にひとつずつ課題を解決してくれました。ベンチャー企業だからこその良さが存分に活かされていると感じました。

また私が理想を伝えた時にRPAの会社を紹介してくれたように、自分たちのサービスを提供するだけでなく、私たちが実現したいこと、叶えたい要望をしっかりと考えて汲み取り、社外も巻き込んで取り組んでくれるところも強みだと思います。

最後に、クロスマートの導入検討をしている卸さんに一言お願いします。

一昔前とは違い、今はシステムを使って受発注をするのが当たり前の時代になりつつあるので取引先でも使ってくれるハードルが下がってきています。さらに、全国の大手卸売業者さんでは、受発注システムでの対応に加えて、発注に対して翌日以降の納品としていることも当たり前になってきました。

今から導入する卸売業者さんは、取引先にも案内しやすく、自社の業務効率化や業務改善も自ら行っていけるのが魅力ではないでしょうか。個人的にはクロスオーダーを導入する企業の皆さんにRPAの導入までおすすめしたいですね。

クロスマート担当者コメント

晋南貿易様がここまで業務効率化を進められた背景には、会長様・社長様のお声がけにより社員一丸となってクロスオーダーの導入を進める団結力がありました。そしてなにより、現場責任者である松井様のお力によって、まずは社内の皆さんがクロスオーダーの価値や使い方を理解し、その後に自信をもってお客様にクロスオーダーを案内できる状態を創り上げることができたからだと思います。最初は機能面の不足によりご迷惑をおかけしてしまったこともありましたが、今では受注業務の自動化を成し遂げることができました。社長様からも「働き方改革を意識して、会社の朝の開錠時間をさらに30分遅らせることができました！」と社員想いのお言葉をいただきました。皆さんの日頃の心温かいご対応に感謝し、今後とも業務効率化に尽力させていただけますと幸いです！