基幹システムとの連携で加工指示書も自動出力。クロスオーダーへの一本化を推進中

静岡県を拠点に食肉の加工と卸売をしている『すぎもとミート販売』さん。クロスオーダーの導入によって留守番電話やFAXからの受注を大幅に削減することに成功しました。その背景や工夫していることについてお伺いしました。

新しい受発注ツールが必要なタイミングで出会ったクロスオーダー

クロスオーダー導入前の課題を教えてください。

もともと留守番電話とFAX、他社受発注システムによるWeb受注を行っていました。中でも留守番電話は1日50～60件もの注文を聞いたものを書き起こして、それを基幹システムに入力し直さなければならず、その作業に1時間から1時間半かかっていました。
またFAXも多いときで1日100～200件ありました。こちらは弊社で独自に導入したOCRを使って基幹システムに取り込んでいたのですが精度があまり良くなく、結局手作業で入力するのに1～2時間かかっていました。
これらの作業をもう少し効率よくこなすことができないかというのが課題でした。

クロスオーダーを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

「悪くないから話だけでも聞いてみたら」とお客様から紹介されたのがクロスオーダーを知ったきっかけでした。

実はクロスオーダーを知る前から、LINEで受発注ができて販促機能もついたツールが欲しいと考えており、自前で開発をしようかとも検討していたのですが、ちょうどその頃にクロスオーダーを紹介され、まさにぴったりのタイミングでした。

クロスオーダー導入時にハードルとなったことはありましたか。

もともと社内で使っていた商品マスタを取り込み、そこから整理していった形で導入を進めたので、基幹システムとの接続は意外なほどすんなりといきました。

工夫をしているのが加工指示書です。当社ではクロスオーダーの受注を基幹システムに取り込み、それを締めると加工指示書が出るようになっており、その指示に従って食肉の加工を行っています。
当然お客様によって肉のグラム数やスライスする厚さの指示は異なります。これらの指示内容をクロスオーダーに登録する際は「規格」に記載することで、無闇に商品コードを増やさずに運用を可能にしています。
例えば豚バラスライスひとつ取っても、A店は3ミリだけどB店は6ミリにしたい場合、それを一つひとつ商品コードとして登録していてはキリがありません。そこで枝番を作って規格として登録しているというわけです。
もちろん規格に登録していないオーダーが来ることもありますから、その際は備考欄に記入していただいています。

留守番電話を廃止、FAXも80％削減して受注業務の効率が向上

お客様にご案内したときの反応はいかがでしたか。

現在は400件以上のお客様にクロスオーダーを導入いただいています。導入前は少し抵抗感を感じているお客様もいましたが、実際に導入してみると本当に便利なので「発注作業が楽になった」というお声を多く頂戴しています。

当社の場合、昔ながらの御用聞きのような形で注文をいただかなければならないお客様もおりますので、そちらに関してはクロスオーダーに登録だけしていただき、当社側で代理発注を使って処理するようにしています。

またどうしてもFAXから切り替えることができないお客様については、クロスオーダーの発注書に切り替えていただき、FAX-OCRを使って取り込むようにしています。とにかくクロスオーダーに集約するのが一番楽ですね。

クロスオーダー導入後に改善したことを教えてください。

まずは留守番電話を廃止できたことです。またFAXも導入前の80％近く削減できており、クロスオーダーと基幹システムと連携することで、これまで1～2時間かかっていた入力作業が10分程度で済むようになりました。
現在、新規のお客様にはすべてクロスオーダーをご案内しています。来期中にはFAXも廃止し、クロスオーダーにすべてを集約したいと考えています。

販促機能の活用や請求書のデジタル化にも取り組んでいきたい

販促機能もご利用いただいています。

専属のメンバーが月1回のペースでチラシを配信しています。チラシ配信直後は確実に売れるのですが、日にちが経つとチラシのことを忘れられてしまったり、そもそも販促画面があることを知らないお客様がいたりするのが課題です。
今後は配信頻度を増やして傾向を分析してみたり、クロスオーダーへの切り替えキャンペーンなどを検討したりして、チラシを活用した売り方を模索したいと思います。

今後取り組みたいことやクロスオーダーへの希望などがあれば教えてください。

請求書をデジタル化したいと考えています。クロスオーダーにも請求書機能があるので、そちらの導入も検討しています。

希望としては病院や老健、保育園といった施設関連の発注もできるようになると良いなと考えています。一般的な個人店とは発注方法が違うのでなかなか難しいと思いますが、ここを実現できるようになると大幅な業務効率化につながりそうです。

クロスマート担当者コメント

すぎもとミート様は、ご担当者様がデータ整備なども協力的に行なってくださり、運用にのせることができました。これまでは、手打ちで基幹システムに入力していた注文処理作業は、今ではクロスオーダーと基幹システムの連携で楽になっただけではなく、加工指示書もそのまま出力が可能になったと伺っています。

今後も定期的にお打ち合わせを行い、より良い運用のためにクロスオーダーのシステムを調整しながら運用改善ができれば幸いです。また、受発注だけでなく、販促や請求書も活用を広げていけるようサポートしてまいります。