使える機能はフル活用！社内で抱えていた課題解決に留まらず、働き方まで変えた鈴木酒販さんとクロスマートの道のりとは。

創業60余年、台東区で酒屋を営んでいる鈴木酒販さん。アレもコレも一度に買える「かゆいところに手が届く！」便利なお店を目指しているという鈴木酒販さんは、多岐に渡るお酒を取り扱い、全国に届けています。今回は、受発注・請求書共にクロスオーダーを導入しており、チラシの販促機能も活用していただいている鈴木酒販さんに、それぞれの機能の導入の経緯や導入までの流れ、その後の変化について伺いました。お話をしてくれたのはクロスオーダー運用をご担当くださっている澤野さん。クロスオーダーを使い始めて変わった働き方のことや今後への期待など、たくさんお話ししていただきました。

電話対応と請求書作成に追われる日常。ミスも多発し、残業せざるを得ない現状に苦慮していた。

クロスオーダー導入前の受発注、請求書のそれぞれの作業について具体的に教えてください。

以前は、日中はほとんど注文の電話対応をしていました。通常の注文の電話以外にも、季節ものの商品の在庫確認の問い合わせ電話も多かったです。在庫に関しては、前日夜の時点での在庫しかパソコン上では確認できないため、別途エクセルを使って出荷実績と照らし合わせて算出しなければなりませんでした。さらに、電話を受けた時点で確約ができるわけでもなく、欠品の際はその連絡も必要です。そのため、かなり手間がかかっていました。

また、請求書は印刷したものを事務がお客様ごとにホチキス止めを行い、経理担当が封筒サイズに折って封入、郵送を行っていました。

クロスオーダー導入前に感じていた課題について教えてください

日中と夜間どちらも注文の電話・FAXが多く、FAXに関してはお客様の手書きなどわかりづらいものもありました。また、入力担当者のミスが起こることもあり、 社内外でクレームも発生してしまっていた点が課題でした。

請求書については、先ほどもお話したように印刷してホチキス止め、紙を折って封入、郵送という作業が発生していました。800枚以上の請求書があったと思います。ホチキス止めは4名で行い、その他の作業は経理担当の2名と、営業担当にも手伝ってもらいつつ行っていましたが、結局全員が残業をしなければ終わらない状況でした。この作業に丸々2日はかかっていましたね。ベテランの経理担当2名が対応して2日ですが、新しい人が入ってきた時には2日では終わらないこともあり、ミスも多発していたんです。

社内に新しい風を吹き込む取り組みを。商品販促機能や卸主体のサービスに魅力を感じ、クロスオーダーを選択。

クロスマートを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

アナログなままでいると社風が古いままになってしまうため、新しいことに取り組むことで業務改善に前向きな会社であることを示したかったんです。

受発注に関しては、受注入力だけでなく、 商品販促がスピーディに行えることが決め手となりました。請求書は、元々別のシステムを使っていましたが、お客様主体のシステムだったため、見積の送付や新商品の追加などにお客様の承認が必要でした。一方で、クロスオーダーは卸が主体になっているのですごく使いやすい点も決め手のひとつですね。 

サポート体制や導入の流れは、いかがでしたか？ 

私自身、産休から戻ってきたらクロスオーダー導入が決まっていて、当初は営業担当も人数が少なかったため使いこなせている人が少ない状態でした。そこから私がクロスオーダーの担当になり、自分自身でもキャッチアップをしていましたが、クロスマートさんが勉強会を開いてくださり、他社がどのように進めてきたかなど良き方向になるよう教えてくれたりと、手厚いサポートで助かりました。そこから私も営業担当に指導をしたりして、徐々に社内に浸透させていった感じですね。

また、受発注も請求書も、クロスマートさんはわたしたちの要望に対して迅速に対応してくれて、何か気づいた時に連絡するとすぐに改善してくれるためすごく助かりました。

クロスオーダー請求書の導入やご案内はどのように進めましたか？

請求書は親子関係の登録が大変でしたが、地道に進めました。お取引先様への案内は、最初はクロスマートさんからいただいた案内文書を参考に、会社からのお知らせとして郵送しました。営業担当者への返答やFAXを促して、エクセルにまとめて反映していましたが、手作業で手間が発生するため2回目以降はGoogleフォームを使用してアンケート形式で送付方法やメールアドレスを収集するように切り替えました。Googleフォームにしたらすごく楽になりましたね。

受注だけでなく販促の部分も最初からご契約いただきましたね。

そうですね。カタログ・チラシどちらも契約させていただいていますが、特にチラシに力を入れています。新しく入荷したものをすぐお客様に見ていただけますし、お客様にとっても欠品がなく商品を受け取れるため、チラシはとても便利です。通常の注文ではクロスオーダーを活用していなくても、チラシを見て季節商品を狙ってクロスオーダーで注文してくれるお客様もいるんです。クロスオーダーはチラシから直接購入することができるので、1回配信すると一気に売上があがります。特に月末はお客様の反応がすごく良いですね。

社内とお客様にWIN-WINの効果をもたらし、社内初のリモート勤務も可能に。

クロスオーダー導入後の業務の変化について聞かせてください。

クロスオーダー導入前はチラシも紙で作って配っていたため、お客様の手元に渡るまでに時間がかかることもありましたが、クロスオーダーで配信することで素早く情報提供ができて、ご注文に繋がります。お客様にとってもほしい商品を逃さずに注文できるので、メリットが大きいです。また、納品希望日を選択できるので先の注文も可能になりました。

営業担当はチラシをお渡しするためだけにお客様のところに足を運ばなければいけませんでしたが、その手間がなくなりました。さらに、営業時間外にお客様から注文連絡が営業担当に直接来た場合、今までは営業担当が事務に電話したりと多くの工数と手間がかかっていましたが、クロスオーダーの代理発注機能を活用することで手元のスマホで発注が完了できるようになりました。営業担当もクロスオーダー導入でたくさんの手間を削減でき、より本来の営業活動に注力することができています。

個人的には大きな変化として、クロスオーダーを導入したおかげでリモート勤務ができるようになりました。産休後すぐに復職したため、子どもが体調不良など何かあった時、出勤できない際はリモートで良いよと言ってもらえたんです。弊社では、これまでリモートなどは特になく有給も使い切ってしまいそうだったため、リモートができるようになって個人的にはすごくよかったです。

クロスオーダー請求書の導入後の変化はいかがですか？

今では、3分の2くらいがクロスオーダー請求書に切り替えられている状態です。作業が大幅に減ったため、時間も短縮されました。以前までは、2日かかって夕方に間に合えば郵便局にいけるくらいのペースでしたが、今では印刷したら次の日の午前中には郵便局に行けるため、約1日分短縮できています。また、人が変わっても簡単に対応できるようになり、ミスも非常に少なくなりました。お客様からしても、請求書を郵送していた時より早く受け取ることができるようになったので、WIN-WINですね。

もちろん、まだ紙でほしいというお客様もいるためすぐにとはいきませんが、目標として最終的には8〜9割の切り替えを目指しています。

クロスオーダー見積書機能もご導入いただきましたが、使いはじめてみていかがですか？

今までは、営業担当がお客様に見積書を直接手渡ししていました。クロスオーダー見積書はLINEで見積書をお送りできるので、直接営業担当が訪問しなくてもよくなる点が導入メリットです。請求書導入時にメールアドレスの収集が少し大変だったため、ひとまずLINEのみで進めていますが、今後メッセージ配信を使ったりメールアドレスでも利用してもらうなど、拡大方法を考えています。

クロスオーダーの各サービスを導入後、お客様からの声があれば聞かせてください。

やはりチラシはお客様からの反応がすごく良いですね。在庫があるものが載っていることがうれしいみたいです。

請求書については、プレビューで金額がパッと見れることについてはすごく良いというお声をいただきました。また、銀行に紙を持っていかなくて済んだり、ネットバンキングを利用しているお客様はペーパーレスで良いという点で楽になったと感じている人もいるみたいです。

今後クロスオーダーに期待することがあれば聞かせてください。

今後、FTP連携なども進んでいけば日々の見積送付もクロスオーダーでやっていきたいなと思っています。

最後に、クロスオーダー導入を検討中の方に一言お願いします。

卸主体で色々と進めてくださり、意見を反映してくださるのがすごくありがたいです。本当に手厚いサポートに助かっていて、クロスマートさんの強みであり魅力だと思うので、ぜひいろんな卸売会社さんにも実感していただきたいですね！

クロスマート担当者コメント

鈴木酒販様は、日頃の業務改善をシステムで解決することに非常に前向きに取り組んでくださっています。担当者である澤野様がクロスオーダーの受発注はじめ、請求書〜見積書の開始においてデータ整理、登録などとても大変だったかと思います。澤野様が根気強く向き合ってくださっていることが、貴社の業務効率に大きく繋がっているかと思いますので、引き続きサポートできるよう伴走してまいります。これからもどうぞよろしくお願いいたします！