クロスオーダー導入により、早朝5時からの業務が1時間削減。プライベートの充実につながった。 

山形県を拠点に牛肉の繁殖・育成から販売までのほぼすべてを自社で行う『高橋畜産食肉株式会社』様。留守番電話やFAXの受注処理のために早朝から出社しなければならないことに課題を感じていました。しかし、クロスオーダーの導入により、1時間の業務削減へとつながり、早朝残業を減らすことができたそうです。現在のクロスオーダーの利用状況についてお話を伺いました。

早朝の留守番電話、FAX対応改善のためにクロスオーダーを導入

クロスオーダーを導入される前の状況を教えてください。

お店が閉店してから注文される飲食店の方が多いので、導入前の受注は夜中の留守番電話やFAX、インフォマートで行っておりました。
当時、休み明けには留守番電話で20-23件程度あり、FAXも同量ぐらいあったので、留守番電話やFAXの対応だけで30分程度かかっていました。加えて加工指示書を作成する作業を行うため、休み明けの飲食店への対応には合計で1時間半近くかかっていました。

クロスオーダーの導入のきっかけはどのようなものでしたか。

一度クロスマートの方から話を伺い、受注業務にかける時間が削減されるのであれば試したいと思ったことです。休み明けは留守番電話やFAXでの受注の数が膨大であるため、午前4時半から5時には出社する必要がありました。当たり前になっていた早朝作業の時間を削減できて、出社を遅くできる可能性のあるクロスオーダーを試したいと思いました。

不安を感じながらも、クロスオーダーの導入を決意

クロスオーダーを導入するにあたり、不安な点はありましたか。

顧客層を考えたときに、ご年配の方もいらっしゃるため、LINEでの発注方法が普及するかという点は不安でした。今まではご年配の方からの注文は基本的に電話で受け付けており、会話を通じてコミュニケーションをとっていました。一方、LINEは相手に伝わっているのかどうかわからないという意見がご年配の方からあり、フィットしていくのか不安に感じました。しかし、LINEでの発注に加えて、FAXを自動で認識することができるFAX-OCR機能があることから、お客様によって使い分けて使用していただければさほど問題ないと思い、その不安は解消されました。

クロスオーダー導入により社員の早朝出社がなくなり、プライベートの充実につながった

クロスオーダーの導入による変化はありましたか。

業務を1時間削減し、半分以下の時間で作業が終わるようになりました。留守番電話やFAXの確認時間が削減されたことで、社員が早朝に出社する必要がなくなりました。これにより、晩酌を楽しむなどのように夜の時間を「今まで以上にゆっくり」と過ごすことができるようになったという声も挙がっています。
また、チラシ機能を用いて、「時期によって売れにくい商品の特売」や「加工商品の販売」を行っています。チラシ機能では、チラシの閲覧数やどのような注文が来たのかなどのデータが収集できます。データからは、イレギュラーな商品はメニューの定番化された大きなお店よりも個人店向けのほうが反応が良いことがわかりました。
チラシ機能の運用は事務の方が担当しており、実績をタイムリーに見ることができるのでやりがいを感じることができていると思います。

クロスオーダーをお客様に導入していただく際はいかがでしたか。

LINEを普段から使われている30-40代の方々への案内はスムーズにできました。LINEは日ごろから使っているツールなので、お客様も抵抗なく受け入れてくださる方が多かったです。一方で、50代中盤以降の方々は、LINEで文字を打つよりも電話で話す方が早いと、変化を嫌う方が多い印象です。そういう方にはFAX-OCR機能をご案内して、利用者を増やしていました。

当たり前のように行っていた業務が楽に行えるようになったことが一番の魅力

クロスオーダーの魅力ポイントを教えてください。

今まで手作業で行っていた受注作業を自動で行えるようになったため、業務削減ができたところです。以前までは留守番電話やFAXでいただいた注文を基幹システムに手入力して加工指示書を作成していました。これらがワンクリックするだけでデータに変換されるようになったので、以前よりも早く、加工指示書を作成することができています。そこが魅力的です。

今後取り組みたいことがあれば教えてください。

新規の取引先の商談の際も、クロスオーダーを提案させていただいているので、今後もクロスオーダーの利用者は増える見込みです。また、チラシ機能を用いて、個人のお店に対して、お買い得でイレギュラーな商品を使いやすい量で販売する施策も実施したいと考えています。

クロスオーダーを検討中の卸さんにメッセージをお願いします。

やっぱり業務が楽になります。今まで当たり前と思っていた業務でしたが、導入してしまうとこんなに楽なことはないと感じているのが正直なところです。チラシ機能で販促を進めていくことで、データを集めやすい点も魅力的です。でも、やはり一番の推しポイントは業務が楽になって作業効率が上がる点ですね。