他社と比較したクロスオーダーの強みは「運用までのサポート体制」。切り替えで業務時間の有効活用を実現。

千葉県山武郡横芝光町から全国各地へ食肉を届けている、食肉卸の『株式会社土屋』さん。もともと千葉エリアで事業を行っていましたが、現在では夜配達を増やし、紹介やお問い合わせを通して東京都内などの千葉県以外のエリアにも拡大しています。お客様の要望に沿った加工肉のお届けや、鮮度と安全性へのこだわりが特徴です。ペットフード事業や飲食店の開業支援、ラーメン屋支援など、幅広く手がけている株式会社土屋さんに、クロスオーダーを導入した背景や導入後の変化についてお話を伺いました。お話をしてくれたのは、総務部の和泉宏佳さんです。

電話を受けるだけでなく、自らかける作業に1時間。
いつも時間との闘いだった受注作業。

ークロスオーダー導入前の状況はどうでしたか？

実は私が入社した当初は他のシステムを入れていましたが、全く機能していませんでした。システム自体は入っていたものの、私自身使ったことはありません。受注作業は会社にくる電話とFAXに加えて、ドライバーが直接電話やLINEで注文を受けている状態でした。受注は1日に何百件もあり、配送タイミングは昼便と夜便の2回です。直接電話がかかってくるところもあれば、こちらから確認の電話をしなければならないお客様もいました。電話をかけるお客様は夜便のみでしたが、1日約20件あり、それだけでも毎日1時間ほどかかっていたのです。

ー元々導入していたサービスは、なぜ機能していなかったのでしょう？また、その経験があった上でクロスオーダー導入を検討した理由も聞かせてください。

フォローアップ体制が不十分だったため、運用ができなかったのが事実です。作業効率アップのために何か方法はないかと常に考えていた中で、クロスオーダーを見つけました。話を聞いてみると、運用するまでのサポートがしっかりしていそうだったため、導入しようと思いましたね。

ー導入前の注文を受けてから出荷までの流れを簡単に教えてください。

昼便は遅くても朝の9時を締切として、営業終了後や夜中の間にくる注文を出荷までに処理していました。加工品は1番時間がかかるため、ギリギリに注文がきてから取り掛かると間に合いません。そのため作業を始めるのが早く、朝の6時頃に開始したり、加工品の注文がくるお客様は大体決まっているので、ストックを作っておいたりすることで対応していました。それでも、新しく注文がきた場合は急いで対応をする必要があります。こういった朝の作業は、15名いるドライバーが各自対応していました。また、ドライバーが直接受けた注文は、ドライバー本人が注文をまとめ、手書きで指示書を作成、加工所へ持って行くところまでやっていました。それ以降の、基幹システムへの打ち込みと伝票作成は事務の方で行っています。全部で2時間くらいかかるため、午前はほとんどこれらの作業に費やしていました。

一方で夜便は、朝の8時半頃から電話をかけ始め、10時半を締切としてそれまでに注文をいただきます。その後、注文をまとめ、オーダー表を加工部に提出し、商品を加工します。そして、伝票作成を行い、夕方から夜頃に商品を積み始めるという流れでした。夜便の作業は事務2名で対応しており、1人が電話、1人が積み込み表を受けて伝票を打つ係と分担します。積み込みは夜便のドライバーが行っています。

導入してみて、作業がどう変わっていくか見たかった。

ークロスオーダー導入検討のきっかけは何でしたか？

受注の作業をシンプルにまとめて、業務を効率化したいという気持ちから、社長が検討をしはじめました。先ほどお伝えした通り、電話やFAX、直接受注などさまざまな窓口があり、すべて確認したり、電話をかけた後に指示書や伝票の作成まで行わなければなりません。これらの流れを、クロスオーダーさえ確認すれば良いというシンプルなものにまとめたかったのです。実際にクロスオーダーを導入してみて、作業がどのように変わっていくのか試してみよう、という感じでした。

ー導入時の社外の反応や案内方法はどのようなものでしたか？

最初は、LINEの登録をしなければいけないのでなかなか進みませんでした。そのため、「いつからこれに切り替えます」と少し強気な案内をしてみたり、チラシを渡して、自分で登録ができなそうなところはドライバーが直接登録までサポートしてみたりしました。これらを通して、半年くらいかけて、今では60%ほどが導入してくれています。残りの40%はそもそもLINEを持っていないなど、やむを得ない事情があるところのみです。LINEをやっている方は基本的に皆さん導入してくださいました。

ー社内にはどう案内したのでしょう。説明会などは行いましたか？

ドライバー全員に対しての説明は行っておらず、ドライバーのリーダー3人くらいに対してだけ説明を行いました。そこから、リーダーが他のドライバーに共有してくれました。社内では特に反対はなく、ドライバーが対面や電話、LINEを通して積極的に案内をしてくれました。

使ってみて、LINE発注の利便性を実感。
発注漏れの防止、電話の掛け直し削減、従業員の負担削減に。

ー実際にクロスオーダーを導入してみて、いかがでしたか？

こちらから電話をかける時間を省けるため、毎日1時間、他の作業時間を確保できるようになり、業務の効率が上がっています。これまでは、ドライバーが商品を積み終わったタイミングで基幹システムへの打ち込みと伝票作成をするため、多くの伝票を同時に作成しなければならないこともありました。また、以前は1人が電話をして、1人が伝票作成をしていましたが、こちらから電話をかける必要がなくなり、伝票作成を2人で行えるようになったのです。もちろん2人で伝票を打った方が早く終わるので、ありがたいです。取引先の6割がクロスオーダーに切り替えてくれているため、その割合の分だけ自分たちで行う作業が減りました。

ークロスオーダーを使ってみて良かったと感じる部分はありますか？

クロスオーダーはLINEのため、いつでも発注できる点がすごく良いです。おかげさまで、今までは朝にならないと発注できなかったお客様がLINEを使って夜中に発注を行い、朝ドライバーが会社に着いた頃には注文が入っている状態ができています。事務所が8時半〜17時までのため、これまではその時間外に発注するお客様はドライバーに直接電話をかけてきていましたが、それも無くなりました。また、電話やFAXなどでくるものはすべて加工指示書をドライバーが手書きで作成していましたが、その手間が省けたため、ドライバーも楽になっていると思います。

さらに、LINEであればお客様も8時半〜17時の時間を気にせずに自身の営業後に発注が行えるので、お客様も朝まで待って、結局発注を忘れてしまうといった事態を防げるようになりました。発注忘れが削減されると、「忘れてませんか？」というこちらからの確認電話も減りますよね。LINE発注ならではの強みであり、良い循環が生まれていると思います。非常に助かっています。

また、元々以前のサービスでうまくいかなかった運用までの過程においても、クロスオーダーの場合はサポートがしっかりしていたため、無事運用することができました。サポートが手厚いのは、クロスオーダーの強みでもあると思います。

ー最後にクロスオーダー導入を検討中のお客さんに一言お願いします。

実際に使ってみて、時間短縮ができているのは実感しているので、とても助かっています。時間を有効活用できるようになるので、ぜひ導入してみてください！