クロスオーダー導入で電話注文が1/3に減少、受注業務の負担が大幅に軽減 

1963年に愛知県一宮市の養鶏家が集まって設立した「一宮市浮野養鶏農業協同組合」を前身に持つ一宮市浮野養鶏株式会社さん。主力商品である「尾張の卵」を飲食店をはじめ、加工業者や小売店、各種施設に至るまで、さまざまなお客様へ提供しているほか、直売所には飲食コーナーを設け、地元に愛される施設としても周知されています。そんな同社では毎日大量の電話注文による人為的ミスの発生に悩んでいました。2023年10月より受発注機能・請求書機能の利用を開始された同社に、導入前の課題や導入後の効果についてお話を伺いました。

1日50件以上の電話注文を一人で対応、人為的ミスが多発していた

導入前はどのように受注処理をされていましたか。

飲食店からの注文を電話とFAXで受け付けていました。留守番電話は使っておらず、基本は営業時間内の電話受付で、1日に50～60件の電話対応をしていました。

受注した内容は手書きでノートに書き込んでおき、配送前日にノートを確認して伝票を発行、配送をするという流れでした。

その中でどのような課題を感じていましたか。

長年担当していた事務員の退職を機に、未経験者が営業時間内に受注・出荷業務と他業務を兼務しながら大量の電話注文を受けていたので、納品日や数量の間違い、記入漏れなどのミスが多く、トラブルになることが課題でした。

また「電話注文は午前中まで」というルールを設けてはいたものの、夕方になって「明日持ってきてほしい」と急な注文が入るたびに、その場で伝票発行することもしばしばありました。

クロスオーダーを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

課題は感じつつも、具体的な解決方法を見つけられていなかったのですが、ある日、当社の関連会社からクロスオーダーの話を聞き「これを導入できれば便利になる」と直感しました。

スマートフォンユーザーの多さや、Web注文が当たり前という時代背景もあるので「発注がすべてLINEで完結すれば電話の件数が減るだろう」「導入が進めば事務作業が減るだろう」と思いました。

LINE注文のシンプルさ、導入ハードルの低さが決め手に

クロスオーダー導入の決め手は何でしたか。

やはりLINEで注文できることですね。スマートフォンを持っている人はLINEを使っていることが多いですから導入しやすいですし、クロスオーダーは画面がシンプルなので年輩の方でも何度かご説明すればすぐに使える点が気に入りました。

またLINE上に履歴が残るので、電話注文のときの「言った・言わない」といったトラブルがなくなるのも魅力的でした。

導入にあたってお客様や社内の反応はいかがでしたか。

営業担当が一人で200件のお客様にご説明し、クロスオーダーの連携を進めました。一度使っていただければ便利さを理解していただけるので、大きな問題はありませんでした。

また新規の取引先には最初から「LINEで発注ができる」ことをアピールしています。場所や時間を問わず発注ができる点が評価されています。

一方、社内では新たに受注業務担当者を配置したものの、未経験の為「クロスオーダー導入に対応できるのか？また付随する操作作業が増えるのではないか？」と心配の声もありましたが、こちらは未経験者でもスムーズに対応する事が出来、杞憂に終わっています。

電話注文が1/3に減少、受注業務の負担軽減を実感

導入後の効果はいかがでしょうか。

電話での注文が1/3に減少しました。お客様起因の注文ミスや納品日間違いなども減っており、受注業務にかかる負担が減っていることを実感しています。

新規顧客も増えていますが、すべてLINEから発注いただいているので、業務負担が増えることはありませんね。

今後のDX化に向けての展望があれば、お聞かせください。

従来の業務が効率化できた実感はありますが、現状では「受け身」の業務がまだまだ残っていると思います。引き続き、クロスオーダーを活用しながら作業効率を上げることで、たとえば新規開拓のような「攻め」の姿勢に移れるようにしたいと考えています。

クロスマート担当者から一言

一宮市浮野養鶏株式会社様は、クロスオーダーをご紹介させていただいたときから、業務効率化に対する関心が非常に高かったことを記憶しています。そのため、飲食店様にクロスオーダーをご案内する方はおひとりでしたが、導入開始3ヶ月で100店舗もの飲食店様との連携を実現し、現在は約200店舗の飲食店様にお使いいただいております。

昨今、鶏卵に関しては値上げ対応も多く非常にお忙しかったと思いますが、その中でもクロスオーダーの案内にもご注力いただき、その結果が現在の業務効率化に繋がっていると感じており、非常に嬉しく思います。

受注業務の効率化にあたっては、一定の効果が見えてまいりましたので、今後は帳票周りの業務効率化にも取り組んでいけるよう、弊社としても精一杯サポートしてまいります。引き続き、よろしくお願いいたします！