導入後、格段にミスが減りました。製麺業界のスタンダードを変えていく可能性。

昭和13年創業、山梨県を拠点に製麺製造・販売業務を手掛けている『和田製麺』さん。毎朝の受注業務に課題を感じている中でクロスオーダーを導入し、大幅な業務負担の削減に成功しています。今回は専務の辻様に導入の背景や効果についてお伺いしました。

毎朝の受注業務にずっと頭を抱えていた

クロスオーダー導入前の課題ときっかけについて教えてください。

辻様：同じ甲府市内の業務用酒販店さんが既にクロスオーダーを活用してると耳にしたのがクロスマートを知ったきっかけです。

クロスオーダー導入前は、担当者2名で午前4時から注文内容を集計・仕分け、別の担当者1名が午前5時から伝票を1枚ずつ作成していく業務を行ってました。

早朝の受注業務には以前から課題を感じており、伝票作成時の書き間違い、集計・仕分け時に注文数量を間違えてカウントしてしまうなどのヒューマンエラーも日々発生しておりました。また、留守番電話で注文を受けた際にお客様が何を言ってるか聞き取れないことも多く、納品時に多めに商品を持参して、その場で正しい注文数量を確認して、伝票をお客様の前で書いて渡すようなこともありました。他にも集計・仕分けの担当者が新人に変わった際、お客様から「麺 100玉」と注文があっても、どの麺を指してるのかを分からないなど毎日頭を抱えておりました。

このような状況で東京の丸山製麺さんのWEBセミナー（2021年11月開催）を視聴して、同じ受注業務の課題を解決していることを知り、クロスオーダー導入を決断しました。

導入にあたっての社内の反応はいかがでしたか。

辻様：集計・仕分け業務を行う担当者たちは、自分たちの業務の改善に直結するので喜んでいました。ただ営業担当者の中には反対する者もいました。もともと早朝の集計・仕分け業務を経験したことのある営業担当者は苦労が分かるのでスムーズに案内してくれましたが、受注業務の経験がない営業担当者は、納得して案内できるまで時間は少しかかりました。

新規で取引開始するお客様も二つ返事でクロスオーダーを利用してくれる

お客様にはどのようにご案内をしたのでしょうか。

辻様：基本的には納品の際にチラシを持っていて、立ち話でクロスオーダーの利用をお願いしていきました。なかには納品時、まだ誰も出勤してない店舗様や登録するのを後回しにしてログインしてくれない店舗様もいらっしゃいましたが、そのときは直接電話をしてログイン案内をしています。また、最初のログインにつまづいてしまう高齢の方などには訪問して使い方をお伝えしています。

お客様の反応を教えてください。

辻様：基本的に既存のお客様に案内をするとスムーズにログインしていただけます。使い始めてしまえば簡単だと好評ですね。一部、クロスオーダーで発注するのにお金がかかるかを気にされる方も多かったので、その際は「無料で発注できるのでご安心くださいね」とお伝えして案内していきました。

また新規で取引開始するお客様にはクロスオーダーでの発注をお願いしており、二つ返事でクロスオーダーを使ってくださることが多いです。

毎朝の受注業務で発生していたミスが減少

クロスオーダー導入後の効果はいかがでしょうか。

辻様：格段にミスが減ったので助かってます。導入前に抱えていた課題感がとても大きく削減されました。具体的には毎朝6時くらいに出勤して、1時間くらいで集計・仕分け・伝票発行まで簡単にできるようになりました。朝の受注業務に携わる人数を減らすことができ、製造に人を回せるようになったので、経営者目線でも非常に満足してます。

またクロスオーダーを導入前は、当日に商品を揃えて当日に持っていくオペレーションで毎朝余裕がなかったのですが、導入してからは午後3時に翌日分を集計をできるようになり、年末年始は前もって注文を受けておくこともできるので、余裕を持って業務を進めることができるようになりました。

製麺業界では、当日注文・当日配達がスタンダードなので、翌日分を前もって集計できるのは業界的にも大きな変化だと思います。

クロスオーダーのサポートも満足いただけていますでしょうか。

辻様：対応も早いですし、Web会議だけでなく直接来てくださったりといろんな手法でコミュニケーションも取れるのでありがたいです。説明もわかりやすいですし、データのやり取りに関しては基幹システム会社さんとの間に入ってくださるのでとても満足してます。