クロスオーダーで労働環境が改善。業務効率化につながる独自の活用方法とは

福岡を拠点に一般加工食品・冷凍食品・小麦粉・酒類・農産物等の仕入れ、コンビニエンスストアや量販店等への販売、商品の共同配送作業、木材・住宅資材の建材・木材店への販売などを行っている大手卸売業のヤマエ久野株式会社さん。2022年4月からクロスオーダーの受発注機能と販促機能を利用してくださっています。今回は、デジタル本部 業務管理部のご担当者様に、導入の背景と効果、さらにユニークな活用方法を伺いました。

クロスマートの柔軟性に期待して導入を決意

クロスオーダー導入を検討したきっかけは何でしたか。

もともと電話やFAXによる受注をなくしたいという考えから、受発注システムの導入を検討していました。
受発注システムの情報収集のため、ヤマエグループホールディングスでシステム関係を司るグループ会社の株式会社リンネットに相談したところ、紹介されたのがクロスオーダーでした。
比較検討していた他社受発注システムとどちらを導入するか社内で大いに意見が割れました。

クロスオーダーを選ばれた決め手は何でしたか。

一言で表現すると「可能性」ですね。当時クロスオーダーはリリースから間もないサービスでしたが、クロスマートは受発注システムを専門に開発している会社なので、サービスをより良いものにするために、ユーザーの要望にも柔軟に応えてくれるのではないかと期待していました。

実は他社受発注システムは、低コストで導入できる反面、プラットフォームに柔軟性がないのが懸念事項だったのです。システムに合わせてこちらの業務を変える必要があったので、将来的にどこかで限界を迎えるだろうという思いがありました。

クロスオーダー導入にあたって苦労されたことはありましたか。

一番はお客様の説得です。クロスオーダーをすんなりと受け入れてくださることもありましたが、ITツールを使うことに拒否反応を示すお客様が少なくありませんでした。特に当時は「ガラケーしか持っていない」というお客様もまだ多かったので、案内するのに苦労しました。
そこでまずは「この得意先なら導入していただけそう」という選定を社内で行い、そちらから優先的に導入のご案内を進めていきました。

クロスマートの手厚いサポートでスムーズな導入を実現

社内への周知はどのように進めていかれたのでしょうか。

当社では四半期に一度、全店課長会議を開いており、そこでクロスオーダーのお披露目をしました。まずはすぐにクロスオーダーを使えそうな拠点を選定して、そこから導入を進めていった形になります。

社内への導入にあたって心強かったのがクロスマート担当者の手厚いサポートです。福岡をはじめ各地の営業所に足を運んでいただき、説明を受けながら導入を進めました。
またそのタイミングで営業メンバー自身も案内方法のコツを掴むことができた点も大きかったですね。クロスマート担当者から学んだ案内方法を活用して成功体験を積むことで、お客様への導入もスムーズに進みました。

お客様へはどのようにご案内されたのでしょうか。

お客様がクロスオーダーを導入することで得られるメリットを前面に押し出してご案内しました。
例えば酒屋のお客様であれば、配達業務に時間を取られてしまい、当社の締め時間に注文が間に合わないケースが多々あります。これまでは注文を諦めていたというお客様に、クロスオーダーならいつでもどこでもスマホから注文ができることをアピールしました。

またお客様が日頃から感じているであろう困りごとと、クロスオーダーが解決できる内容を記載したチラシを作り、お客様に配布しました。

さらに直接ご案内に伺った際に、クロスオーダーの画面をお客様ごとにアレンジもしています。例えば倉庫で商品を見ながら発注作業をするお客様であれば、倉庫の商品棚の並び順にクロスオーダーの画面をアレンジすることで、作業効率を上げることができます。その他にもメーカー別に商品を見たい、カテゴリーごとに並べ替えたいといったご要望にもお応えしています。

ユニークな活用方法で各種業務を効率化

クロスオーダーを導入してどのような効果を実感されていますか。

導入から1年後には、電話受注を廃止するご案内をお客様に出すことができました。導入前は受注業務のために休日出勤をする従業員もいましたが、クロスオーダー導入後は大幅に減り、労働環境が改善されています。

また販促機能を使ってクロスオーダー上でプッシュ営業をするメンバーも出てきました。これまでは物理的・時間的に足を運べなかった得意先に対し、手軽に販促営業ができるようになったのは大きいですね。

さらにドライバーがクロスオーダーを持つことで、例えばドライバーが倉庫から冷凍食品を持ち出した場合、従来は持ち出した商品と数量を倉庫でメモし、事務所に戻ってきてから補充業務をしていましたが、クロスオーダーならその場でデータを上げられるので、時間短縮につながりました。

受発注以外にもユニークな活用をされていると伺いました。

クロスオーダーは数字データをやり取りできるので、さまざまな活用ができると考えています。例えばドライバーの出退勤管理やコンテナ・カゴ車の管理などです。
ドライバーが10時半に出勤したら「1030」と打ってもらい、その後は車両日報のように使う、「コンテナ」「カゴ車」という商品名を作ってコードを割り振っておき、何枚持ち出して何枚持ち帰ったかを把握することで物流の資料として活用するといった使い方をしています。
ポイントは特別なデバイスがなくても、スマホ一台あれば場所を問わずリアルタイムにデータ連携ができる点ですね。

こういったアイデアは現場の実務担当者から出ることもあれば、営業メンバーが得意先から吸い上げてくることもあります。アイデアが出てきた段階でクロスマートに相談し、対応してもらうという流れになっています。

クロスマートやクロスオーダーに期待することがあればお聞かせください。

導入から2年が経ちましたが、クロスオーダー導入時に決め手となった対応の柔軟さや、サポート体制の手厚さは変わっておらず、非常に助かっています。
「話せるシステム会社」「聞く姿勢を持ったシステム会社」として、引き続きクロスマート様にはサポートしていただければと思います。

クロスマート担当者コメント

導入決定までたくさんの議論と検討を重ねていただき、また決定後はスケジュールをしっかり引いて連携数を増やしてくださっていたことを知り、驚きと感謝でいっぱいです。
たくさんのご要望も頂戴しておりますので、ご期待に応えられるよう引き続き全力でサポートさせていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします！