当たり前を変える。働き方改革にも貢献するクロスオーダーによる業務効率化とは？

栃木県は氏家駅から徒歩13分ほど、今回訪れたのは『株式会社山久』さん。朝10時から賑わう店内。安全と品質にこだわった多くの精肉を扱い、29日（肉の日）には開店と同時に多くの人が訪れます。栃木県で総合精肉業を行い、地元の人に愛されている山久さんに、クロスオーダーを導入した背景や導入後の効果についてお話を伺いました。導入を決定した、株式会社山久 取締役兼食肉事業本部長の鈴木様、入社10年目であり営業部課長の安田様、入社1年で営業部の田辺様。それぞれの立場ならではのコメントをくださっています。

10年間変わらない、朝のルーティン作業だった受注処理。効率の悪さやミスの多さが課題に。

クロスオーダー導入前の状況、課題について教えてください。

安田様・田辺様：受注作業は主にFAXと電話で対応していました。1日に100件ほどある受注のうちの80件はFAXです。基本的に受注作業は営業が行っており、FAXは1番最初に出社した人、留守番電話は担当ごとに処理しています。FAXでは、店名を書き忘れて送ってくる得意先様も多く、そういった場合は慣れている社員が字を見て解読することもありました。留守番電話では、内容を聞き取り、メモしたものをPCに打ち込んでデータにする作業が必要となります。

安田様：営業は6人で、毎日30分〜40分ほどかけて受注作業をしていました。入社してから10年間そのままだったため、これくらい時間がかかるのが普通だと受け入れてしまっていました。しかし「こういうものだ。」と思いながらも、もう少し効率良くできればいいな、と思っていたのも事実です。

田辺様：入社する前は、すでにデジタル化が進んでいるものだと思っていました。そのため、入社した時にすべてアナログだったことには正直驚きました。しかし、ちょうどクロスオーダーの導入を検討中だったため、まさにデジタル化に取り組んでいるところなんだなと納得したのを覚えています。

働き方改革の一環として業務の効率化を。
「できます」の一言が後押しした導入の意思決定とは。

クロスオーダー導入検討のきっかけは何だったのでしょう？

鈴木様：足利銀行さんからご紹介を受けたことがきっかけです。注文をすべて自分たちで入力しなければならないため、受注作業は業務の中で1番時間のかかる部分です。世の中では働き方改革が推進されている中で、私たちもどうにかして残業を減らしたい、時短をしたいと思っていたところでした。無駄を削減して、通常業務に集中できる環境づくりを行うことが長年の夢でもあり、試行錯誤していたんです。

他社サービスと比較はしていましたか？

鈴木様：していました。弊社では食肉業界でよく使われている基幹システムを使っていましたが、以前検討していた受発注システムは整合性が合わず、ピンとくるものがない状況でした。同じ商品でも、切り方や重さなどがお客様ごとに決まっていて、システムとの細かい紐付けがなかなか難しかったのです。そのような中で、クロスマートさんから「クロスオーダーならできます！」と言われたので、最初は半信半疑でしたが導入を決めました。また、IT補助金も導入決定の要素のひとつとなりました。

導入時の案内方法や、社内外の反応はどうでしたか？

安田様・田辺様：社内でも社外でも、思ったよりもすんなりと受け入れられました。社内では受注作業を手間に感じている人が多かったため、クロスオーダーのサービスの話がでた時点で非常に助かる、ぜひやってみたい、という前向きな声ばかりでした。
また得意先様の反応も良く、特に抵抗などはありませんでした。設定が面倒なのではないかという声もありましたが、本当に少数だったため、そのような得意先様に対しては営業が直接案内して解決しました。
案内は基本的にチラシで行い、QRコードを読み込んでもらって連携を進めました。チラシをそのまま渡すだけの場合もあれば、納品時に営業がチラシを持参して連携手順を直接教える場合もあります。

クロスオーダー導入後、初めての年末年始で負担軽減を実感。

導入後の効果は実感していますか？

田辺様：毎朝、最低でも30分以上かかっていた受注作業が、今では15分かからずに終わるようになりました。また、FAXや留守番電話だと規格が不明な商品があったり、従業員が特殊な商品を覚えられなかったりという問題が発生していましたが、クロスオーダーではお客さんが選んで注文するだけなので、その不安は解消されました。規格や特殊な商品をこちら側が細かく覚えていなくても、お客さんが注文したものを確認するだけで済みますよね。LINEで手軽にできる点と、気づいた時に注文できる点がお客さんにとっても良いんだなと感じています。導入時に鈴木部長が半信半疑だった商品とシステムの細かい紐付けも無事問題なくできて、クロスオーダーを導入してとても助かっています。

安田様：クロスオーダーを導入してから初めての繁忙期である年末年始も、とにかく負担の軽減を実感しました。例年は年末年始になると朝6時に出勤して夜も残業する日がありましたが、今年は朝7時頃の出勤で問題なかったのが本当に嬉しかったです。繁忙期でも、クロスオーダーを通して受注した商品の備考欄を確認したり少し手直しするくらいで済んだため、ラクになったなあと思いました。

今後の展望について聞かせてください。

営業としては、卸の売上をあげて大きくして、部署を大きくしていきたいです。クロスマートの手助けは非常に助かっているので、今後もよろしくお願いします。

最後に、クロスオーダー導入を検討中のお客さんに一言お願いします。

導入すると他のことに時間を割けて、効率がかなりアップします。
デメリットがなく、むしろメリットしかないので、絶対導入してください！