「一緒になって親身に取り組んでくれるからこそ、やりがいを感じる。」クロスオーダー導入で受注作業と請求書作成の手間削減、自社のネックも解決。 

肉の卸として約50年、名門高級ホテルにも選ばれ続け、安心・安全かつ高品質な食肉加工品・中華食材を日本全国に届けている「株式会社ユタカ」さん。豊富なアイテムや確かな加工力で、お客様の細かいニーズに応えることで信頼を築き上げてきました。精肉卸、食品加工業者として「HYGIENIC（衛生的な）」から始まる3つのブランドも展開しています。そんな株式会社ユタカさんは、クロスオーダー受発注だけでなくクロスオーダー請求書も導入し、受発注から請求書発行までの一連の流れにクロスオーダーを採用してくださっています。本記事では、クロスオーダーを導入した背景や導入後の変化、今後の展望について伺いました。お話をしてくれたのは、株式会社ユタカの営業部 営業課係長の豊島健太さんです。

経験者に頼り、時間をかけていた受注作業。

ー導入前のご状況はいかがでしたか？

当時は、尋常じゃない量の紙が発生していました。受注はFAXや電話でそれぞれ自由なフォーマットで集まっていたため、ベテラン社員の経験や過去の履歴を頼りに受注処理を行っている状態でした。そのため、「何とかできないかな。生産性をあげたい。」という意識を強く持っていたんです。

ー以前の受注作業の流れや具体的な数について聞かせてください。

1日あたりの注文件数はざっくり600-800件、そのうちの半分位が電話やFAX、担当への連絡などでした。つまり1日300-400件程度がクロスオーダーの導入対象となる注文です。夜勤の人がいるので、夜に集まる受注を夜通しさばいていく感じです。26種類の配送コースがあり、集まった受注用紙をコースごとに振り分け、振り分けが完了したら朝までにひたすらシステムに打ち込んで受注計上を行う作業をしていました。受注計上が完了すると加工指示書がそのままできあがり、その後に伝票作成をします。

夜勤は3名でまわしています。その中で、わからない受注内容はベテラン社員に確認してもらったり、履歴を辿ったりするので、どうしても時間がかかってしまいます。さらにベテラン社員でも間違えてしまうこともあるので、納品後に注文内容と違うことが発覚しドライバーが行ったりきたりするという無駄な時間も発生していました。また、12月の繁忙期は受注作業が終わらず、伝票作成作業が昼近くまでかかってしまうこともありました。

丁寧な姿勢と地道な案内が導入拡大を実現。

ークロスオーダー導入を検討したきっかけは何でしょう？

もともと会社の生産性をあげたいという意識は強くある中で、偶然何かの集まりでクロスマートの社員さんにお会いしてクロスオーダーのサービスについて知ったことがきっかけです。最初は「こういうサービスがあるんだな」くらいの認識でしたが、後から思い出した時に「使えるのでは？」と思い、問い合わせをしました。

ー社内での導入に対する反応はどうでしたか？

皆慣れた作業の方が良いし、知らないサービスへの導入に不安を抱える人も一定数居たと思います。しかし、そういったことを気にせずに、電話やFAXなど人が工数をかけていてミスが発生しやすい受注方法を無くしていくという点に集中しました。

形式ばった説明会のようなものはせずに、サービスの説明や効果、導入するとなにが変わるのかなどを、日々の業務の中でなるべく具体的に伝えるようにしていました。
特定の社員だけでなく、皆に対して常にオープンに話すようにした結果、導入メリットのイメージが湧いて徐々に前向きになってくれたように思います。
最後には早く導入してくれといった声も出てきましたね。

ーお客さんへの案内はどのようにしたのでしょう。

当社の営業のほとんどが配送も兼任しており、一店舗ずつのご案内が現実的ではありませんでした。そのため、まずはお客さんが必ず見る請求書に案内を入れることからはじめました。それだけで250件ほどは導入してくれました。そのあとは、クロスマートさんに飲食店さんへ直接導入案内をしてもらう架電サポートをしていただいたことでさらに100件ほど追加されました。その後は地道に日々電話やチラシで案内を続けて、徐々に広めていきましたね。2回目のチラシには付箋を貼り付けて手書きでメリットや簡単に導入できる旨を記載しました。チラシは、パッと見てすぐわかる、話さなくても伝わるように工夫をしました。これは結構効果があったんじゃないかなと思っています。

ただ、外国のお客さんもいる中で伝えるのが難しかったり、最初に使っていただくまでのハードルはありました。一度使ってもらえれば問題ないのですが、新しいものを始めるというのは難しい部分がありますよね。そのため、クロスオーダーのオンラインチラシ機能を使って常にセール品を買えるようにして、それをきっかけに案内したり、外国語を翻訳したチラシを作ったりもしました。翻訳機能もあります、と真っ先に伝えられるのもありがたい点です。

売り上げを伸ばしながら、作業工数の低減を実現。
帰る時間の早さで実感するクロスオーダーの効果。

ー実際に導入してみて、変化はありましたか？

先ほどお伝えした通り、導入前の繁忙期には夜勤の人が行っている伝票作成が昼までかかってしまうこともありましたが、クロスオーダー導入後はそういったことは一切ありません。売上は伸びているので作業量も増えるはずなのに、遅くまでかかることはなくなりました。クロスマートを導入してよかったな、嬉しいなと感じた瞬間でしたね。受注計上の作業が終わってから伝票作成に入りますが、伝票作成に入るタイミングが早くなっています。また、夜勤の人が担当する範囲は広くなっているものの帰る時間が早くなっていたり、同じ人員、同じ時間でできる仕事量が確実に増えています。時期によって忙しさも変わるため、受注の件数だけでは効果を測るのがとても難しいとは思いますが、実際に帰る時間が早くなったことで効果を実感していますね。

またクロスオーダー販促でチラシ機能を使って、これまで認知してもらえていなかった商品を認知してもらうこともできたので、その点もよかったです。さらに音声受注機能も使い始めましたが、現場からはミスも減るし時間も短縮されるので助かると聞いています。今後もっと精度が上がっていくのを楽しみにしています。

印刷、折りたたみ、封筒に入れる。紙の請求書ならではの作業が大幅に削減され、業務負担が軽減。

ー請求書機能もお使いいただいていますが、導入時の感想はいかがでしょうか？

導入時は正直少し大変でした。基幹システムとの相性もあるのですが、データ量が多くて煩雑なので調整とエラーの繰り返しでした。ただ、クロスマートの担当者が根気よく親身にサポートしてくれたからこそやり切れたところがあって、クロスマートさんの対応力には感動しています。

ー請求書を電子化してみて、負担の軽減は感じていますか？

月初の負担はだいぶ減っていますね。配達で請求書を持たせる必要がないため、業務負担が減っていることは実感しています。弊社では配達を一部別の会社に委託していますが、委託先の社長からも「請求書を配送する負担が減り、ドライバーが大変喜んでいます。毎月大量の封筒を持つことは特に新人には負担として大きいです。2024年問題もあり、ドライバーの労働環境を整えていかねばならないため、こうした効率化は非常に助かります。」とコメントをもらっています。

クロスオーダーで発注をしていないお客さんでもクロスオーダー請求書を使っているところが多く、利用してくれている数は1600件を超えています。今では、紙で郵送する作業はほとんど行っていません。

弊社内で電子請求書の発行作業に慣れてきたので、引き続きまだクロスオーダー請求書に切り替えていないお客様にも切り替えの案内を進めています。結果的に、LINEで請求書が確認できることに対して喜んでくれるお客様が多いですね。

開発への熱量と迅速さがクロスオーダーの強み

ー今後クロスオーダーに期待することはありますか？

全てクロスオーダーで済ませたいです（笑）。クロスマートさんは、開発に対する熱量や、実際に迅速に行動に移してくれるところが本当にすごいと感心しています。要望にあげた機能が実際に形になって返ってきます。だからこそ、一緒にクロスオーダーを作っている感じがして私もやりがいを感じますね。今後は、受発注や請求書にとどまらず、自社の販売管理システムの手の届かない部分を網羅して欲しいです。

ー最後に、クロスオーダー導入検討中のお客さんに一言お願いします。

正直、入れる時はすこし大変ですが、クロスマートさんが意欲的に一緒になって取り組んでくれることで導入まできちんと持っていけますし、導入した先で工数が削減できたり時間が短縮できたりとメリットが沢山あります。今は、自社でネックになっていることやミスしやすい部分をクロスマートさんに相談しています。そうすると、どんどん開発を進めてくださり、クロスオーダーの機能として返ってくるため、生産性をあげるのに本当に良いツールだと思います。お客さんからも使いやすいという声をいただき、コミュニケーションも増えています。一言では語りきれない様々なメリットがあるので、ぜひ使ってみてください。